Veränderungen rufen immer ein Gefühl von Unsicherheit hervor und bedürfen einer gewissen Risikobereitschaft. Die Einführung einer neuen Software ist schliesslich kostenintensiv, benötigt personelle Ressourcen und ist deshalb mit viel Erklärungsbedarf gegenüber der Geschäftsleitung verbunden. Deshalb setzt man lieber weiterhin auf das gute, alte Tabellenkalkulationsprogramm namens Excel. Aus den banalsten Gründen: Die User schätzen die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Und so ist die Software gemäss einer BARC Studie in Deutschland - aber nach eigenen Erfahrungen nach wie vor auch in der Schweiz - der klare Office-Marktführer. Darüber hinaus kann mit Excel auch eine Vielzahl von Datenformaten gelesen, gefiltert, sortiert, manipuliert, sowie anschliessend in Grafiken visualisiert werden. Ansprüche von KMUs werden damit sehr schnell abgedeckt. Excel oder BI? Das sind die Unterschiede. Obwohl Excel viele Vorteile bietet, werden bei einer Gegenüberstellung mit professionellen BI Lösungen die Grenzen schnell klar: Abbildung 1 Vergleich Excel vs. BI; Basierend auf den aktuellen Funktionalitäten von Excel, sowie den gängisten BI-Tools gemäss Magic Quadrant for Analytics and BI Platforms (MS PowerBI, Qlik und Tableau). Quelle: David Jansen Excel ist sehr flexibel und Anpassungen können in wenigen Klicks umgesetzt werden. Jedoch gibt es weder zeilenbasierte Einschränkungsmöglichkeiten für eine stufengerechte Publikation, noch Automatisierungsmöglichkeiten für die Datenaktualisierung von mehreren Quellsystemen. Diese Anpassungen müssen jeweils manuell vorgenommen werden, was wiederum zeitintensiv und fehleranfällig ist. Genau hier kommen die Stärken von Business Intelligence-Lösungen zur Geltung. Diese Tools, beispielsweise Qlik, bieten die Möglichkeit ganze Pipelines zu erstellen und in den gewünschten Intervallen automatisiert auszuführen. Die aktuellsten Geschäftsdaten stehen zeitnah und vor allem in aufbereiteter Form für die Analyse zur Verfügung. Manuelle Eingriffe werden eliminiert und die wertvolle Zeit der Mitarbeiter kann für die Interpretation der Kennzahlen eingesetzt werden. Vergleichbar mit Excel können nun ebenfalls Grafiken, Tabellen und Reports nach individuellen Wünschen erstellt werden. Haben auch Sie mit Excel die Grenzen erreicht und möchten auch Sie mehr aus Ihren Unternehmensdaten herausholen? Unsere Experten der AXEPT Business Unit Data & Analytics begleiten Sie gerne auf dieser Reise. Wir unterstützen Sie von der Planung und Entwicklung einer massgeschneiderten Roadmap bis hin zur erfolgreichen Implementierung und Integration in Ihr Unternehmen. Haben Sie noch Fragen zum Thema Business Intelligence? Ich beantworte sie gerne: David Jansen Business Intelligence Experte Tel.: 058 871 95 17 Mail : david.jansen@axept.ch Business Intelligence live erleben? Für eine unverbindliche Demonstration wenden Sie sich gerne an: Roger Zwicker Account Manager Tel.: 058 871 95 07 Mail : roger.zwicker@axept.ch Praxisbeispiele Erfahren Sie, wie die Luxus-Hotelkette The Living Circle von BI profitiert. Zum Video Auch bei der Sozialinstitution Brüggli setzt man auf glasklare Transparenz. Zum Artikel

Um Geschäftsprozesse gesamtheitlich abzubilden und zu optimieren, bedarf es jeder Menge unterschiedlicher Daten aus den verschiedensten Abteilungen. Am besten in Echtzeit und optisch ansprechend aufbereitet. In den meisten Fällen kommt Excel zum Einsatz, um Datenmaterial aus unterschiedlichen Quellen zu sammeln und zu verwalten. Die Grenzen der Microsoft-Software werden allerdings schnell klar. Vor allem wenn man professionelle Business-Intelligence-Lösungen im Vergleich betrachtet. Sogenannte BI-Tools stellen alle gewünschten Daten in Echtzeit, optisch aufbereitet zur Verfügung. Damit können Verantwortliche leichter und schneller entscheiden. Business Intelligence zeigt alle Unternehmensdaten aus verschiedensten internen Bereichen auf und macht damit die Stärken und Schwächen sichtbar. Gründliche Planung ist ein Muss Sie liebäugeln mit der Einführung eines Business Intelligence Tools? Dann starten Sie am besten mit einer gründlichen Planung. In diesem Artikel teile ich meine langjährige Erfahrung als BI-Berater mit Ihnen. Meine persönlichen Erkenntnisse sollen Ihnen dabei helfen, die Einführung erfolgreich zu gestalten. Vom Festlegen wichtiger Kennzahlen bis zur Auswahl des optimalen Integrationspartners zeige ich Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen von einer effektiven BI-Lösung profitiert. 1. Definition der wichtigsten Kennzahlen Ein professionelles Reporting muss hohe Erwartungen erfüllen. Aus diesem Grund ist es von zentraler Bedeutung, mit einer Auslegeordnung zu starten und die Anforderungen der gesamten Unternehmung zu sammeln. Anschliessend fassen Sie die Kennzahlen und Auswertungen zusammen und priorisieren diese. Welche Zahlen haben bereits jetzt im bestehenden Reporting die grösste Relevanz und werden somit bei der Implementierung fokussiert bearbeitet? Damit stellen Sie sicher, dass die Business-Intelligence-Einführung nicht zu einem „never ending project“ wird. 2. Schrittweiser Ausbau Haben Sie definiert, mit welchen Kennzahlen Sie das Projekt starten, werden die weiteren Kennzahlen in einen zweiten Ausbauschritt verschoben. Sie werden schnell feststellen, dass bereits nach kurzer Anwenderzeit ganz andere Wünsche entstehen, als ursprünglich geplant. Keine Sorge: Aus den Erfahrungen von Schritt 1 und der ursprünglichen Planung kann ein optimaler weiterer Ausbauschritt in Angriff genommen werden. 3. Pilot-User eng in die Entwicklung einbeziehen Kleine Benutzergruppen können bereits während der Entwicklung als Pilot-User einbezogen werden. Dabei handelt es sich vielfach um datenaffine und neugierige Anwender. Diese User haben bereits ein Flair für Daten und sind offen gegenüber Veränderungen. Sie werden automatisch zu internen „Promotern“ und sorgen dafür, dass die Akzeptanz innerhalb der Unternehmung gegenüber Ihrer BI-Lösung gesteigert wird. Zusätzlich können die Pilot-User ihr Know-How intern weiter geben. Damit wird der Aufwand für die Ausbildung der Belegschaft massiv reduziert. 4. Kollaboration fördern Auch die besten und qualitativ hochwertigsten Kennzahlen sprechen nicht für sich. Sie allein zeigen Geschäftsanwendern nicht auf, wie künftig agiert werden soll. Es können lediglich Handlungsempfehlungen daraus abgeleitet werden. Umso wichtiger ist es, dass die individuellen Erkenntnisse laufend ausgetauscht werden. Dies führt zu noch besseren Entscheidungen. Oder wie Alan M. Webber 1993 schon sagte: „In der New Economy sind Gespräche die wichtigste Form der Arbeit.“ 5. Die Wahl des richtigen Integrationspartners Nicht jedes KMU hat die Ressourcen, ausschliesslich mit den eigenen Mitarbeitern eine Business Intelligence Lösung aufzubauen. Deshalb werden vielfach externe Integrationspartner beigezogen. Sie unterstützen die Unternehmen beim Aufbau der BI- Umgebung. Der grosse Vorteil dabei: Die externen Partner können auf Basis vieler absolvierter Projekte auf einen grossen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Und auch hier kommt Punkt 4 ins Spiel: Tauschen Sie sich aus, sprechen Sie Ihre Wünsche und Bedenken offen an und fordern Sie Referenzbesuche ein, um einen eigenen Eindruck zu erhalten. Wo steht Ihr Unternehmen und was könnten die nächsten Schritte sein? Haben Sie noch Fragen zum Thema Business Intelligence? Ich beantworte sie gerne: David Jansen Business Intelligence Experte Tel.: 058 871 95 17 Mail : david.jansen@axept.ch Business Intelligence live erleben? Für eine unverbindliche Demonstration wenden Sie sich gerne an: Roger Zwicker Account Manager Tel.: 058 871 95 07 Mail : roger.zwicker@axept.ch Praxisbeispiele Erfahren Sie, wie die Luxus-Hotelkette The Living Circle von BI profitiert. Zum Video Auch bei der Sozialinstitution Brüggli setzt man auf glasklare Transparenz. Zum Artikel

Thomas Hildebrand, Finanzchef von The Living Circle Group nimmt Sie mit auf eine kleine Hotel-Tour und zeigt die Bedürfnisse des Unternehmens auf. Mit der Lösung AXview bringt Axept frischen Wind in Sachen Digitalisierung und Modernisierung. Der Fokus liegt dabei auf der präzisen Darstellung von betriebswirtschaftlich wichtigen Zahlen, Daten und Fakten. Die strukturierten und visualisierten Datenanalysen ermöglichen es, Strategie und Handlungsbedarf abzuleiten, um die Produkte und Dienstleistungen des Hotelkonzerns zu verbessern. Ebenso interessiert an Business Intelligence, Datenanalyse und -reporting? Erfahren Sie mehr über Ihre Möglichkeiten mit AXview. Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Roger Zwicker, Account Manager, roger.zwicker@axept.ch

easyCare & Abacus: Die automatisierte Schnittstelle mit AXsuite im AXcare-Bereich Aufgrund der neuen Regelung haben IVF Hartmann und Axept zusammen mit drei Partnerinstitutionen ein Projekt lanciert, um die Abrechnung der MiGeL und nicht-MiGeL-Materialen adressatengerecht und automatisiert abzurechnen. Konkret wurden die Datenflüsse zwischen den Systemen so konzipiert, dass die Klientenstammdaten in Abacus geführt und mutiert werden können. Die Institution kann sich darauf verlassen, dass die Klienstammdaten zentral in Abacus verwaltet und anschliessend automatisch in easyCare zur Verfügung gestellt werden. In easyCare selbst müssen keine Stammdaten gepflegt werden, womit der Fokus voll und ganz auf die Bedarfsplanung der Pflegeartikel je Klient gesetzt werden kann. Dank der automatisierten Übergabe der MiGeL- und nicht-MiGeL-Artikel inklusive Preisinformationen zum Verkaufspreis, dem Höchstvergütungspreis und dem Selbstkostenanteil des Bewohners sind die Daten automatisch so aufbereitet, dass die Verrechnung Ende Monat gegenüber den Krankenkassen respektive Bewohnern unter Berücksichtigung der jeweiligen Anteile korrekt und automatisiert vorgenommen werden kann. Um die komplexen Rahmenbedingungen wie Preisfindung, Berücksichtigung der Inkontinenzgrade oder den Mechanismus der Selbstzahler in der Schnittstelle adäquat abzubilden, setzt Axept auf die Datendrehscheibe AXsuite, in welcher die Datenflüsse administriert und die Datenstrukturen mit der notwendigen Logik und Intelligenz transformiert werden können. Die drei Institutionen sind heute in der Lage, die bis zu 2'500 Bestellpositionen pro Monat automatisch vom Webshop in Abacus zu übertragen, wo die Rechnungen abschliessend gegenüber den Klienten und Krankenassen generiert und versendet werden können.

Wer kennt sie nicht, die periodischen Nebenkostenabrechnungen mit detaillierter Aufstellung von Stromverbrauch, Heizkosten und individuellem Wasserverbrauch. Von der Messung über die Verarbeitung bis zur kundenspezifischen Abrechnung spielen verschiedene Systeme und Datenquellen zusammen. Das 1988 gegründete Unternehmen beschäftigt 63 Mitarbeitende am Hauptsitz in Basel und an den Standorten in Münsingen, Affoltern a.A. und Lugano. Unterschiedliche Systeme und Schnittstellen Rapp Enserv ist spezialisiert auf die Erarbeitung von kundenspezifischen Mess- und Abrechnungskonzepten für Wohnungs- und Gewerbebauten. Die damit verbundenen Themen sind vielschichtig und umfassend. Dank Professionalität und Genauigkeit bei der Datenverarbeitung bietet Rapp Enserv den Kunden wertvolle Entlastung und Transparenz bei der Verwaltung sämtlicher Transaktionen und komplexen Abrechnungsfragen. Mit AXsuite die verbindende Lösung gefunden Das Zusammenspiel und das reibungslose Handling der eigenen NK3-Abrechnungssoftware mit den Anwendungen von Abacus Business Software ist für Rapp Enserv dabei ein zentrales Element. Für einen transparenten Datenaustausch zwischen den Applikationen wurde eine stabile Schnittstellenlösung gesucht, welche einfach zu verwalten und flexibel erweiterbar ist. Es zeigte sich, dass die Anforderungen von Rapp Enserv in diesem Bereich optimal erfüllt werden konnten. «Technologie und Funktionalität von AXsuite passen perfekt zu unserer Systemlandschaft. Auch die verlangte Flexibilität der Software ist gewährleistet. Dass die Lösung vom gleichen Anbieter kommt wie unsere Abacus-Anwendungen, ist ein grosser Vorteil», begründet Patryk Palasz den Entscheid für AXsuite. Rasche Umsetzung dank guter Vorbereitung Im Vorfeld des Projekts analysierten Patryk Palasz und sein Team die bestehenden und geplanten Aufgaben im Bereich Datenaustausch. Mit diesen Voraussetzungen ging es nach dem Kick-off des AXsuite-Projekts 2020 in die Umsetzung. Anfangs Oktober wurden die Schnittstellen und die Software installiert und im gleichen Monat waren die Adressen (Import XML) und Reparaturen (Import von der Auftragsbearbeitung) eingerichtet. Nach letzten Tests und Anpassungen ging man mit AXsuite bereits im Dezember, rund 3 Monate nach dem Start, in die produktive Deployment-Phase über. Seit Beginn 2021 ist AXsuite ein integrierter, unverzichtbarer Teil der digitalen Systemlandschaft bei Rapp Enserv. Zwischen Eigentümern und Mietern sieht sich Rapp Enserv AG als Schnittstelle bei der Erfassung von Verbrauchsdaten und der Verteilung von Energie-, Wasser- und Nebenkosten. AXsuite liefert dazu digitale Unterstützung auf höchstem Niveau. Automatisierte Abläufe und transparente Services Die bisher realisierten Schnittstellen mit AXsuite betreffen den Datenaustausch zwischen Abacus Auftragsbearbeitung, Anlagenbuchhaltung, CRM und Projektverwaltung auf der einen Seite und der NK3-Anwendung in den Bereichen Adressen, Stammdaten, Reparaturen und Rechnungen auf der anderen Seite, konnten die verschiedenen Import- und Export-Services automatisiert werden. Die jeweiligen Informationen und Dokumente stehen somit schneller zur Verfügung und können rascher verarbeitet werden. Das Mapping der Schnittstellen und die damit verbundene Businesslogik sind vollumfänglich in AXsuite integriert. «Mit AXsuite verfügen wir über eine komfortable Ausgangslage, was künftige Schnittstellen betrifft. Es ermöglicht uns einen stabilen und fehlerfreien Austausch unserer Daten. Die Flexibilität und die Erweiterungsmöglichkeiten haben unsere Erwartungen in höchstem Mass erfüllt.» meint Patryk Palasz.