Erfolgreiche Einführung einer digitalen Lösung bei der Stiftung Bühl: Einblicke und Learnings
Seit über 150 Jahren setzt sich die Stiftung Bühl aus Wädenswil für die Förderung und Integration von Kindern und Jugendlichen mit geistiger oder Lernbehinderung ein. Mit einem breiten Angebot an Wohn- und Sonderschulprogrammen sowie berufsvorbereitenden Massnahmen schafft die Stiftung einen geschützten Rahmen, in dem individuelle Stärken gefördert werden.
Neben einer heilpädagogischen Schule und umfassenden Therapieangeboten ermöglicht die Stiftung Bühl Jugendlichen mit besonderen Lernbedürfnissen eine berufliche Ausbildung, die ihren Talenten und Interessen entspricht. Menschen mit eingeschränkter Leistungsfähigkeit finden zudem sinnstiftende Aufgaben in den Produktions- und Dienstleistungsbetrieben der Stiftung.
Mit ca. 180 Vollzeitstellen ist die Stiftung Bühl eine der grössten Arbeitgeberinnen in Wädenswil.
Die Ausgangslage: Ein veraltetes ERP-System
Die Stiftung Bühl arbeitete ca. 15 Jahre mit einem veralteten ERP-System, das zunehmend schwerfällig und ineffizient wurde. Man verlor viel Know-how und zentrale Prozesse wie Auswertungen oder Förderplanung wurden in MS Office ausgegliedert, was zu Medienbrüchen führte. Zusätzlich fehlte ein Klienten-Informations-System (KIS), um den Betreuungsalltag zu vereinfachen.
Ziele der neuen Lösung
Um die internen Abläufe zu modernisieren, sollten ein neues ERP-System und ein KIS eingeführt werden.
Effizienzsteigerung: Verschlankung administrativer Prozesse durch eine zentrale digitale Abbildung
Kostensenkung: Reduktion manueller Arbeiten und Medienbrüche zwecks langfristiger Einsparungen
Professionalisierung: Optimierung von Finanz-, Controlling- und Reporting-Prozessen
Erweiterte Funktionen: Integration fehlender Funktionen zur Vereinfachung der Abläufe
Die Wahl: Axept und Abacus
Nach einer detaillierten Evaluation entschied sich die Stiftung Bühl für die ERP-Software Abacus und für Axept als Integrationspartner. Trotz höherer Anfangsinvestitionen erwies sich diese Lösung als zukunftsfähig und langfristig kosteneffizient. Entscheidungsrelevant war insbesondere die Erfahrung von Axept im Bereich sozialer Institutionen.
Realisierte Lösung: Mehr Effizienz durch Digitalisierung.
Mit der Einführung der neuen Lösung wurden zahlreiche Prozesse optimiert.
Kreditorenmanagement: Digitalisierung und Einführung eines elektronischen Visumsprozesses
Jahresabschluss: Vereinfachung durch automatisierte Buchungen
Electronic Banking: Reduzierung manueller Buchungsaufwände
Reporting: Verbesserung durch Einführung von AXview für Analysen und Auswertungen
Mitarbeiterportal: Eröffnung eines zentralen Zugangs zu Prozessen und Informationen
Herausforderungen: Die Einführung brachte Herausforderungen mit sich
Ressourcenengpässe: Die Projektarbeit musste neben dem Tagesgeschäft bewältigt werden. Dies führte zu Verzögerungen bei der Einführung einzelner Module
Komplexität der Funktionen: Es erforderte Zeit, das System zu beherrschen und Mitarbeitende entsprechend zu schulen
Ergebnisse und Mehrwert:
Zeitersparnis: Der Jahresabschluss erfordert deutlich weniger Aufwand
Ordner adé: Kreditorenbelege sind digital verfügbar, was Ablage- und Suchaufwände minimiert
Bessere Transparenz: Führungskräfte können eigenständig Auswertungen vornehmen
Benutzerfreundlichkeit: Das Mitarbeiterportal entwickelt sich zu einem Mini-Intranet
Fazit und Ausblick
Die Kombination aus Axepts Kompetenz in sozialen Institutionen und den langfristigen Möglichkeiten von Abacus hat sich als richtungsweisend erwiesen. Die Stiftung Bühl ist nun besser gerüstet, um ihre Mission in einer zunehmend digitalen Welt fortzuführen.
Die Einführung von Abacus bzw. AXcare als neues ERP-Systems hat die Stiftung Bühl auf einen zukunftsfähigen Kurs gebracht. Während die Einarbeitung Zeit in Anspruch nahm, sind die positiven Effekte nach zwei Jahren deutlich spürbar. Zukünftig wird das System um AbaPlan sowie die digitale Projektverwaltung erweitert.
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