Stiftung Bühl Digitalisierung mit AXcare

Die Stiftung Bühl wurde 1870 in Wädenswil gegründet und unterstützt seit über 150 Jahren Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit geistiger oder Lernbehinderung. Mit Angeboten wie heilpädagogischer Schule, Therapien und beruflicher Ausbildung fördert sie individuelle Stärken und Integration. Als einer der grössten Arbeitgeber der Region mit rund 180 Vollzeitstellen bleibt die Stiftung trotz ihrer langen Tradition innovativ, wie die jüngste Einführung der ERP-Software Abacus in Zusammenarbeit mit Axept zeigt. Diese Modernisierung stärkt die Stiftung für die Zukunft und unterstreicht ihr Engagement, Menschen mit besonderen Bedürfnissen bestmöglich zu fördern.

Lesezeit: 9min.

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Erfolgreiche Einführung einer digitalen Lösung bei der Stiftung Bühl: Einblicke und Learnings

 

Seit über 150 Jahren setzt sich die Stiftung Bühl aus Wädenswil für die Förderung und Integration von Kindern und Jugendlichen mit geistiger oder Lernbehinderung ein. Mit einem breiten Angebot an Wohn- und Sonderschulprogrammen sowie berufsvorbereitenden Massnahmen schafft die Stiftung einen geschützten Rahmen, in dem individuelle Stärken gefördert werden. 

Neben einer heilpädagogischen Schule und umfassenden Therapieangeboten ermöglicht die Stiftung Bühl Jugendlichen mit besonderen Lernbedürfnissen eine berufliche Ausbildung, die ihren Talenten und Interessen entspricht. Menschen mit eingeschränkter Leistungsfähigkeit finden zudem sinnstiftende Aufgaben in den Produktions- und Dienstleistungsbetrieben der Stiftung.

Mit ca. 180 Vollzeitstellen ist die Stiftung Bühl eine der grössten Arbeitgeberinnen in Wädenswil.

 

 

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Die Ausgangslage: Ein veraltetes ERP-System

Die Stiftung Bühl arbeitete ca. 15 Jahre mit einem veralteten ERP-System, das zunehmend schwerfällig und ineffizient wurde. Man verlor viel Know-how und zentrale Prozesse wie Auswertungen oder Förderplanung wurden in MS Office ausgegliedert, was zu Medienbrüchen führte. Zusätzlich fehlte ein Klienten-Informations-System (KIS), um den Betreuungsalltag zu vereinfachen.

 

Ziele der neuen Lösung

Um die internen Abläufe zu modernisieren, sollten ein neues ERP-System und ein KIS eingeführt werden.

 

Effizienzsteigerung: Verschlankung administrativer Prozesse durch eine zentrale digitale Abbildung

Kostensenkung: Reduktion manueller Arbeiten und Medienbrüche zwecks langfristiger Einsparungen

Professionalisierung: Optimierung von Finanz-, Controlling- und Reporting-Prozessen

Erweiterte Funktionen: Integration fehlender Funktionen zur Vereinfachung der Abläufe

 

Die Wahl: Axept und Abacus

Nach einer detaillierten Evaluation entschied sich die Stiftung Bühl für die ERP-Software Abacus und für Axept als Integrationspartner. Trotz höherer Anfangsinvestitionen erwies sich diese Lösung als zukunftsfähig und langfristig kosteneffizient. Entscheidungsrelevant war insbesondere die Erfahrung von Axept im Bereich sozialer Institutionen.

 

 

 

 

Realisierte Lösung: Mehr Effizienz durch Digitalisierung.

Mit der Einführung der neuen Lösung wurden zahlreiche Prozesse optimiert.

 

Kreditorenmanagement: Digitalisierung und Einführung eines elektronischen Visumsprozesses

Jahresabschluss: Vereinfachung durch automatisierte Buchungen

Electronic Banking: Reduzierung manueller Buchungsaufwände

Reporting: Verbesserung durch Einführung von AXview für Analysen und Auswertungen

Mitarbeiterportal: Eröffnung eines zentralen Zugangs zu Prozessen und Informationen

 

Herausforderungen: Die Einführung brachte Herausforderungen mit sich

 

Ressourcenengpässe: Die Projektarbeit musste neben dem Tagesgeschäft bewältigt werden. Dies führte zu Verzögerungen bei der Einführung einzelner Module

Komplexität der Funktionen: Es erforderte Zeit, das System zu beherrschen und Mitarbeitende entsprechend zu schulen

 

Ergebnisse und Mehrwert:

Zeitersparnis: Der Jahresabschluss erfordert deutlich weniger Aufwand

Ordner adé: Kreditorenbelege sind digital verfügbar, was Ablage- und Suchaufwände minimiert

Bessere Transparenz: Führungskräfte können eigenständig Auswertungen vornehmen

Benutzerfreundlichkeit: Das Mitarbeiterportal entwickelt sich zu einem Mini-Intranet

 

 

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Fazit und Ausblick

Die Kombination aus Axepts Kompetenz in sozialen Institutionen und den langfristigen Möglichkeiten von Abacus hat sich als richtungsweisend erwiesen. Die Stiftung Bühl ist nun besser gerüstet, um ihre Mission in einer zunehmend digitalen Welt fortzuführen.

 

Die Einführung von Abacus bzw. AXcare als neues ERP-Systems hat die Stiftung Bühl auf einen zukunftsfähigen Kurs gebracht. Während die Einarbeitung Zeit in Anspruch nahm, sind die positiven Effekte nach zwei Jahren deutlich spürbar. Zukünftig wird das System um AbaPlan sowie die digitale Projektverwaltung erweitert.

 

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