Die Christoph Merian Stiftung (CMS) setzt sich in der Schweizer Philanthropie seit ihrer Inkraftsetzung im Jahr 1886 für die «Linderung der Noth» und die «Förderung des Wohles der Menschen» ein. Benannt nach ihrem Gründer, dem Basler Geschäftsmann und Agronomen Christoph Merian, widmet sich die Stiftung der Förderung sozialer, kultureller und ökologischer Projekte in der Stadt Basel. Mit einem beachtlichen Immobilienportfolio als finanzielle Grundlage unterstützt die CMS eine Vielzahl von Initiativen, Projekten und Partnerschaften. Ihre Bemühungen um Innovation und Effizienz spiegeln sich nicht nur in den geförderten Projekten wieder, sondern auch in der Art und Weise, wie sie ihre eigenen Prozesse und das Management ihres umfangreichen Immobilienbestandes optimiert.
Effiziente und effektive Verwaltung
Die Christoph Merian Stiftung stand vor Herausforderungen, die durch die Vielschichtigkeit und den Umfang ihres Immobilienportfolios bedingt waren. Die Komplexität dieser Herausforderung macht Peter Grosse-Sender, Leiter der Projektentwicklung Liegenschaften, deutlich: «Wir haben ein grosses Immobilienportfolio. Während wir mit einigen Immobilien Erträge erwirtschaften, stellen wir andere – im Sinne des Stiftungszwecks – sozial, kulturell oder ökologisch engagierten Trägerschaften zur Kostenmiete zur Verfügung. Das Gleichgewicht zwischen Wirtschaftlichkeit und gemeinnützigem Engagement erfordert präzise Planung und Verwaltung.»
Die bis dahin angewendeten Methoden erwiesen sich zunehmend als unzureichend, da zeitintensiv und fehleranfällig. Die Stiftung benötigte eine fortschrittliche Lösung, die eine effektive Übersicht und Kontrolle über ihre diversen Aktivitäten ermöglicht.
Ein zeitgemässes, umfassendes System sollte nicht nur die tägliche Verwaltung vereinfachen, sondern auch strategische Planungen und langfristige Entscheidungen unterstützen. Diese Überlegungen führten die CMS zur Entscheidung, sich nach einer geeigneten Softwarelösung umzusehen, die all diese Anforderungen erfüllen kann.
Seit 2000 unterstützt die CMS den Treffpunkt Gundeli. (Bild: CMS / Kathrin Schulthess)
Software nach Mass
Nach der Evaluation begann die CMS im April 2022 mit der Implementierung von PROVIS. Die Software für das Bauprojektmanagement integrierte sich nahtlos in die bestehenden Systeme der Stiftung. Besonders hervorzuheben ist die benutzerfreundliche Oberfläche von PROVIS, die eine klare Übersicht über Finanzen und Termine der Projekte bietet. Die Stiftung profitierte von der Flexibilität der Software, die es ermöglichte, individuelle Anpassungen vorzunehmen, wie zum Beispiel die Implementierung des speziell entwickelten «Grids» für ein verbessertes Projektcontrolling. Diese Funktionen vereinfachten nicht nur die täglichen Arbeitsabläufe, sondern führten auch zu einer signifikanten Zeitersparnis: «Viele Abläufe sind jetzt einfacher und sicherer», betont Herr Grosse-Sender. «Insbesondere die Übersicht und die Flexibilität der Software haben die Effizienz gesteigert.» Dies führte zu einer besseren Allokation von Ressourcen und mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit. Die Integration von PROVIS in das bestehende ERP-System der Stiftung, Abacus, erwies sich als weiterer Vorteil. Die Möglichkeit, Rechnungsläufe nahtlos zu importieren, vereinfachte den Prozess. Peter Grosse-Sender hebt hervor: «Die Zusammenarbeit war höchst professionell und stets auf Augenhöhe. PROVIS hat unsere Erwartungen mehr als erfüllt.»
Ausblick
Die Christoph Merian Stiftung befindet sich an einem Punkt, an dem digitale Werkzeuge und Technologien zunehmend Teil sowohl ihrer Förderung wie auch der umfassenden Projektentwicklung und Bewirtschaftung des Immobilienportfolios werden.
Die digitale Transformation bei der CMS ist ein Modell dafür, wie traditionelle gemeinnützige Organisationen durch die Einführung moderner Technologien ihre Wirksamkeit und ihren Einfluss signifikant erhöhen können.