Ausgangslage
Effizient und zeitsparend: Ihr digital Signaturprozess
Wer kennt es nicht? Müssen Dokumente von mehreren Personen unterzeichnet werden, beginnt ein mühsamer und zeitintensiver Prozess – dabei dauert das eigentliche Unterschreiben nur einen Augenblick.
Bisher lief es so: Sie drucken das Dokument aus, lassen es unterzeichnen, scannen es erneut ein und speichern es ab. Oder Sie laden es als PDF auf eine Plattform hoch, warten auf alle Unterschriften und verwalten den gesamten Ablauf manuell.
Optimieren Sie Ihren Unterschriftsprozess jetzt!
Ab dem PROVIS Release 2025 bieten wir Ihnen eine nahtlose Integration mit dem digitalen Signaturservice von DeepSign (Tochterfirma von Abacus). Damit setzen Sie Ihre elektronische Unterschrift direkt in PROVIS– medienbruchfrei, schnell und effizient.
- Einfache Handhabung: Signieren Sie digitale Dokumente mit wenigen Klicks.
- Flexibel & unabhängig: Eingeladene Personen können jederzeit und von überall aus unterzeichnen.
- Effizient & zeitsparend: Keine Ausdrucke, kein Scannen, kein Papierchaos mehr.
Weitere Vorteile der digitalen Signatur
- Kosteneinsparung: Kein Papier, Druck, Porto oder physische Archivierung nötig.
- Schnelligkeit & Flexibilität: Unterschrift jederzeit und ortsunabhängig möglich.
- Sicherheit: Rechtskonforme und revisionssichere Signatur ohne Medienbrüche.
- Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Protokollierung des gesamten Signaturprozesses.
Voraussetzungen
Um von der digitalen Signatur profitieren zu können, müssen diverse Voraussetzungen erfüllt sein:
- auf das PROVIS 2025 updaten
- Service User für DeepSign-Schnittstelle bereitstellen
- Dienstleistungskosten, um den Signaturservice einzurichten
- einen DeepBox-Account eröffnen
Interview mit dem Lösungspartner DeepSign
Martin Riedener, CSO von DeepSign und Rayco Gutierrez, BU Leiter bei Axept Business Software, im Interview
Martin Riedener, CSO von DeepSign
Rayco Gutierrez, Mitglied der Geschäftsleitung bei Axept Business Software AG
Wie funktioniert die elektronische Unterschrift zwischen PROVIS und DeepSign?
Rayco Gutierrez:
Die elektronische Unterschrift ist denkbar einfach: Sie starten den Signaturprozess direkt im Dokument über die Funktion „Unterschrift“. Ein intuitiver Wizard führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang: Sie wählen, ob Sie selbst unterzeichnen oder weitere Personen zur Unterschrift einladen möchten. Anschliessend wird das Dokument automatisch über die Schnittstelle zu DeepSign übermittelt, wo der Unterschriftsprozess gestartet wird. Die Unterzeichnenden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass ein Dokument zur Signatur bereitsteht. So einfach, schnell und effizient ist digitales Signieren – ohne Medienbruch, jederzeit und überall.
Welche Vorteile haben Kundinnen und Kunden, wenn sie direkt in PROVIS mit DeepSign Dokumente unterschreiben?
Martin Riedener:
Dank der Standard-Integration von DeepSign in PROVIS lassen sich digitale Unterschriftsprozesse effizient abwickeln. Die Benutzerinnen und Benutzer von PROVIS können Dokumente direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zur Unterschrift versenden. Sobald das Dokument vollständig digital unterzeichnet ist, wird es automatisch wieder in PROVIS abgelegt.
Rayco Gutierrez:
Sie können Ihre Dokumente direkt in PROVIS signieren, ohne zwischen verschiedenen Lösungen wechseln zu müssen. Der Signaturservice ist vollständig in die PROVIS-Lösung integriert, sodass Sie nahtlos unterschreiben können. Sobald alle Unterschriften – sowohl von internen als auch externen Personen – vorliegen, wird das Dokument automatisch als neue Version und im PDF-Format in PROVIS abgelegt. Der Prozess ist effizient, und Sie können ohne Unterbrechung mit Ihren nächsten Aufgaben fortfahren.
Welche Vorteile bringt die digitale Signatur mit DeepSign generell? Wie unterscheidet sich der Service von anderen Signaturdiensten?
Martin Riedener:
Ein wesentlicher Vorteil ist, dass DeepSign als SaaS-Lösung betrieben wird. Das bedeutet, dass sich Kundinnen und Kunden nicht um Updates kümmern müssen – sie arbeiten stets mit der aktuellsten Version von DeepSign.
Besonders hervorzuheben ist auch die eigene, kostenlose Identifikationslösung DeepID. Dies ist notwendig, wenn man Dokumente mit qualifizierter Unterschrift unterzeichnen muss. Zudem muss sicher auch die Integration ins PROVIS erwähnt werden: PROVIS wird einzig die Signaturlösung von DeepSign integrieren. Auch das Preismodell ist attraktiv, da in Verbindung mit PROVIS keine zusätzlichen Abos für DeepCloud erforderlich sind. Kundinnen und Kunden bezahlen nur für die tatsächlich genutzten Unterschriften.
Einrichten einer DeepID in der App
DeepID auf dem Smartphone
DeepSign bietet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an, die die gesetzlichen Anforderungen der Schweiz nach ZertES sowie die europäischen Anforderungen nach eIDAS erfüllen.
Welche Ausbauschritte sind geplant?
Martin Riedener:
Für eine rechtskonforme digitale Unterschrift ist das ZertES-Zertifikat entscheidend. Um dieses Zertifikat prüfen zu können, braucht es aktuell Validatoren, die als Webapplikation verwendet werden können. Der Nachteil dabei ist, dass ein signiertes Dokument separat auf eine Webapplikation hochgeladen und validiert werden muss.
Das neue Produkt «DeepValidator» muss noch von KPMG geprüft werden und steht dann den Kunden nach erfolgreicher Zertifizierung zur Verfügung. Dadurch sehen Nutzerinnen und Nutzer unmittelbar, ob ein Dokument rechtsgültige Signaturen enthält.
Häufig stellt sich zudem die Frage, ob eine unterzeichnende Person tatsächlich im Unternehmen zeichnungsberechtigt ist. Auch diese Information wird künftig über eine Schnittstelle zum Handelsregister abrufbar sein. Der Validator zeigt somit nicht nur die Rechtsgültigkeit einer Unterschrift an, sondern auch, ob sie von einer zeichnungsberechtigten Person des Unternehmens stammt. Der DeepValidator wird ab dem dritten Quartal 2025 verfügbar sein.
