Insights zu vier erfolgreich umgesetzten AXcare Projekten

Projektmethodik bei Betula: Zuerst nach Wasserfall-Prinzip und dann doch agil

^{von Nadine Eugster}

Die zweite Monatsverrechnung gehört bereits schon der Vergangenheit an und die Lohnläufe der vergangenen Monate wurden erfolgreich gemäss Planung verarbeitet. Mit diesen wichtigen Meilensteinen startete Betula in das neue Jahr 2023 und somit produktiv mit der neuen Lösung im Abacus. 

Mit dem Ziel, die bereits gut organisierte Administration weiterhin optimal in den Prozessen zu unterstützen, begann das Projekt FIBULA im Frühjahr 2022. Zu Beginn war das Vorgehen nach Wasserfall-Prinzip angedacht. 

In den Projekten nach der agilen Methodik wurde die kundennahe Bearbeitung von Themen sowie die frühen Berührungspunkte des Kunden mit dem System als positive Erkenntnisse hervorgehoben. Im Rahmen der Lösungspräsentation wurden die Vorteile eines solchen Vorgehens Betula aufgezeigt. Aufgrund der Vorteile entschieden Betula und Axept das Projekt «FIBULA» agil durchzuführen. Dies bedeutete, dass in den ersten Sprints zuerst der Grundaufbau im technischen Bereich, aber auch finanzbuchhalterisch in Angriff genommen wurde. Aufbauend auf dieser Grundlage wurden dann Schritt für Schritt die weiteren Bereiche im Abacus, welches auch die Klientenverwaltung beinhaltet, gemeinsam erarbeitet. Das gemeinsame Verständnis von spezifischen Begriffen wurde in der Realisierung als eine Herausforderung wahrgenommen. Die Aufgabe der Planung des Projekts neben dem weiteren Tagesgeschäft konnte erfolgreich gemeistert werden. Mit Ausdauer sowie viel Fleiss und Energie konnten die Anforderungen abgebildet werden.

Vielen Dank an das Team von Betula!

Erfolgreiches Projekt mit AXcare beim Kinder Dörfli

^{von Nadine Eugster}

Im Rahmen der Evaluation einer neuen Lösung zur Heimadministration durfte Axept die Lösung AXcare vorstellen. Als vollintegrierte Branchenlösung sollte es die Bedürfnisse von Kinder Dörfli grösstmöglich erfüllen. Um die Detailanforderungen aufzunehmen, wurden Workshops vor Ort beim Kunden durchgeführt und mittels Differenzanalyse festgehalten. Ziel war es die Prozesse von Kinder Dörfli zu verstehen, um sie anschliessend passend umsetzen zu können. In der Umsetzungsphase arbeitete das Projektteam eng mit Kinder Dörfli zusammen. Es wurde der agile Ansatz als Methodik gewählt. So konnte die zukünftige Lösung Stück für Stück erarbeitet, getestet und freigegeben werden. Die Herausforderung bestanden darin, die Stammdatenmigrationen und die darauf aufbauenden Testings im richtigen Zeitraum zu planen und die Durchführungen zu forcieren. Eine frühzeitige Besprechung und Planung mit Kinder Dörfli konnte deshalb das Risiko einer Verschiebung im Projekt minimieren. Aufgrund des agilen Vorgehens war eine laufende Abstimmung gegeben und das Know-how konnte dauernd aufgebaut und geprüft werden. Als Highlight in der Realisierungsphase kann die selbstständige Migration der Spenderadressen durch Kinder Dörfli genannt werden. Nach intensiven Monaten des Implementierens und Testings konnte der erste Lohnlauf und auch die erste Verrechnung erfolgreich durchgeführt werden.

Gratulation an Kinder Dörfli für den erfolgreichen Produktivstart!

Next Level: Einführung AXcare für Institutionen bei Tanne – Schweizerische Stiftung für Taubblinde

^{von José Pires}

Nachdem bei der Tanne Stiftung in der ersten Projektphase die Zeiterfassung sowie die Personaleinsatzplanung AbaPlan von Abacus erfolgreich eingeführt werden konnte, hat das Projektteam den nächsten grossen Schritt gemeistert.

Durch die Einführung AXcare für Institutionen, wird in der Gesamtlösung nun die Klientenadministration sowie die Klientenfakturierung innerhalb von Abacus abgewickelt. Die Konzeptphase konnte sehr effizient mit dem Projektteam durchgeführt werden. Der grosse Vorteil in dieser Phase war, die «richtigen» Projektbeteiligten mit an Bord zu haben. Die Prozesse waren von Anfang an klar und alle Beteiligten waren sich einig, wie die Lösung am Ende aussehen soll.

Die Implementierungsphase war dadurch sehr angenehm, da gemeinsam mit den Projektbeteiligten des Kunden, die Einrichtung der Lösung überwiegend vor Ort vorgenommen wurde. Im schönen Albis am Langau und im Besonderen in der sehr angenehmen Umgebung der Tanne Stiftung, ist der Projekttag immer wie im Fluge vergangen.

Die grösste Herausforderung in der letzten Phase der Einführung, war den «laufenden Betrieb» nicht zu unterbrechen. Auch diese Hürde konnte gemeistert werden, sodass die Ablösung des alten Systems durch die Lösung AXcare für Institutionen reibungslos durchgeführt werden konnte.

Schnelle Einführung von AXcare bei Stift Höfli

^{von Matthias Eberle}

Stift Höfli hatte die Herausforderung, dass sie per 01.01.2023 ihre alte Finanzapplikationen ersetzen mussten. Zudem soll in diesem Projekt «maze runner» die Applikation Lohn, Auftragsbearbeitung, Zeit- und Leistungserfassung und die AXcare-Lösung (Klientenverwaltung) eingeführt werden. Auf Grund der kurzen verfügbaren Zeit bis zum 31.12.2022 wurde zusammen mit Stift Höfli entschieden, dass Projekt in zwei Etappen einzuführen. So konnten wir zusammen sicherstellen, dass bis 31.12.2022 die Finanzapplikationen und die Lohnbuchhaltung in der Etappe 1 eingeführt wurden, welche nun seit knapp 3 Monaten erfolgreich eingesetzt wird. Ein Schlüsselfaktor für diesen Teilerfolg ist die gute Zusammenarbeit zwischen Stift Höfli und der Axept betreffend Effizienz, Kommunikation und Einhaltung der Fristen von Lieferobjekten, Pendenzen, Abklärungen, Datenerfassungen, Testen und vielem mehr.

Seit Mitte Januar sind wir nun dabei, zusammen mit Stift Höfli, das Grobkonzept für die Auftragsbearbeitung, Klientenverwaltung, CRM, Zeit- und Leistungserfassung zu erarbeiten und auch die Schnittstellen zu Umsystemen zu prüfen. Nach Intensiven Workshops freuen wir uns darauf, Stift Höfli im April das Grobkonzept zu präsentieren und danach in die agile Realisierung starten zu können. Voller Motivation setzen das Projektteam von Stift Höfli und Axept gemeinsam alles daran, dass für die Mitarbeitenden von Stift Höfli das «System-Labyrinth von früher» nur noch eine verblasste Erinnerung ist. Die Vereinfachung, Modernisierung und Digitalisierung der Prozesse von Stift Höfli steht dabei an erster Stelle.