Erst die Finanzen, dann die Wertschöpfung im agilen Vorgehen – AXcare Projekt bei Stift Höfli
von Sandra Baumgartner
Im Science-Fiction-Film «Maze Runner» müssen sich Jugendliche einen Weg aus einem Labyrinth erkämpfen und dabei Monster in Form von «Griever» bekämpfen. Die IT-/ERP-Prozesslandschaft des Stift Höfli glich auch etwas einem undurchsichtigen Labyrinth und Systeme, deren Wartung eingestellt wurden, könnten als «Griever» angeschaut werden. Die Jugendlichen aus dem Film gingen als Helden in die Geschichte ein – das Projektteam war zuversichtlich, dass sie ebenfalls reüssieren werden.
Im August 2022 startete das Projekt «Maze Runner». Die Umsetzung erfolgte im agilen Ansatz.
Grundlage für die Umsetzung war der AXcare BASISmandant, welcher mittels Differenzanalyse auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst wurde. Aufgrund des straffen Zeitplans wurde die Grobkonzept-Phase aufgeteilt. In einem ersten Schritt wurden die Bedürfnisse der Finanzen und Lohnbuchhaltung aufgenommen und mit Go-Live per 1.1.2023 realisiert. Im Februar wurde das Grobkonzept über die weiteren Module Klientenverwaltung, E-Business, Auftragsbearbeitung für den Fakturierung der Betriebsleistungen wie z.B. den eigenen Blumenladen und Gastrobereich sowie Wildstaudengärtnerei, Zeit- und Leistungserfassung sowie Schnittstellen zu Kassensystemen, Klienteninformationssystem und Bausoftware erstellt. Die Umsetzung dieser Applikationen erfolgte in Sprints, welche jeweils 4 Wochen dauerten. Zwei Wochen für die Implementierung durch Axept, eine Woche für Schulung und Testing durch den Kunden und die letzte Woche war Reserve für die Optimierung des Systems sowie Planung der nächsten Sprintphase.
Das gesamte Projekt wurde im Rahmen von Projektausschussmeetings durch den Stiftungsrat, die Leitung sowie die Projektleitung von Seiten Stift Höfli sowie durch Geschäftsleitung und Management sowie die Projektleitung der Axept Business Software AG begleitet. In diesem Gremium wurde stets sehr konstruktiv über die Herausforderungen im Projekt diskutiert – derer gab es einige – und gemeinsam optimale Lösungen für das Stift Höfli gefunden.
Im Februar 2024 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Zitate aus dem Abschlussbericht: «Das Ziel «Maze Runner» haben wir gemeinsam erreicht. Die «Griever» tauchten tatsächlich auf, konnten aber immer besiegt werden. Die lösungsorientierte und konstruktive Zusammenarbeit beider Seiten hat dazu beigetragen, dass die Ausgänge des Labyrinths gefunden wurden».
Gemeinnützige Gesellschaft Zug: Wichtiger Schritt in die digitale Zukunft dank Abacus-Software
von Felix Baltensperger
Im Januar 2023 startete die Gemeinnützige Gesellschaft Zug das ehrgeizige Projekt FLOW Phase 2.
Die Vision war klar: interne Prozesse zu digitalisieren und die Effizienz zu maximieren. Das Projekt zielte darauf ab, die Effizienz zu steigern und die Verwaltung zu vereinheitlichen, um eine bessere Betreuung und Unterstützung der Klienten und Mitarbeitenden zu ermöglichen. Das Hauptziel war die Einführung der vollintegrierten Gesamtlösung von Abacus auf der Basis der AXcare Branchenlösung. Nach eineinhalb Jahren intensiver Arbeit, einigen Meetings und vielen Schulungen wurde das Projekt im Mai 2024 erfolgreich abgeschlossen.
Für dieses Projekt wurde bewusst ein klassischer Projektansatz gewählt. Dieser Ansatz ermöglichte eine klare Struktur und detaillierte Planung aller Phasen, von der Konzeption über die Implementierung bis hin zum Abschluss. Ein entscheidender Vorteil war die frühzeitige Festlegung von Zielen und Meilensteinen, die eine kontinuierliche Kontrolle des Projektfortschritts ermöglichte.
Die Herausforderung bestand darin, zahlreiche Applikationen, welche nur begrenzt miteinander kommunizierten, zu integrieren. Dank einer Schnittstellenlösung und einem Migrationskonzept lief die Integration reibungslos.
Das Ergebnis: Die Gemeinnützige Gesellschaft Zug hat durch die Digitalisierung viele manuelle Prozesse abgeschafft, Bearbeitungszeiten reduziert und die Transparenz sowie Nutzerfreundlichkeit verbessert. Ebenfalls können die Mitarbeitende nun bequem jederzeit auf wichtige Daten zugreifen.
Mit der erfolgreichen Einführung der Abacus-Software hat die Gemeinnützige Gesellschaft Zug einen bedeutenden Schritt in die digitale Zukunft gemacht. Die Reise geht weiter und die nächsten Herausforderungen warten bereits.
Gemeinnützige Stiftung Eulachtal: Erfolgreiche Digitalisierung und Prozessoptimierung mit AXcare
von Nadja Rechsteiner
Die gemeinnützige Stiftung Eulachtal bietet ambulante und stationäre Dienste für ca. 145 betagte und
pflegebedürftige Menschen im Pflegezentrum und Pflegewohngruppen an mehreren Standorten in der Region Eulachtal an.
Anfang 2023 durfte Axept gemeinsam mit der Gemeinnützigen Stiftung Eulachtal das Projekt «Einführung AXcare age» starten.
Das Ziel für dieses Projekt war, die Arbeitsabläufe der Gemeinnützigen Stiftung Eulachtal zu optimieren und möglichst effizient zu unterstützen.
Eulachtal nutzte die Einführung des neuen ERP um die Prozesse sinnvoll zu digitalisieren sowie zu automatisieren (wie z.B. Rechnungsversand via MediData). Mit Schnittstellen für die verschiedenen Umsysteme wie CareCoach, BESA oder root Perigon sollte der Aufwand für manuelle Doppelerfassungen reduziert werden und die Datendurchgängigkeit sichergestellt sein.
Es wurde zudem ein System gewünscht, welches eine integrierte Zeiterfassung mit Personaleinsatzplanung, wie auch Ausbaumöglichkeiten im HR-Bereich aufweist. Alle diese Anforderungen wurden mit dem Branchenstandard «AXcare age» auf Basis der Abacus Business Software umgesetzt.
Für die Einführung vom Axcare age wurde der agile Projektprozess gewünscht. Dieser Ablauf ermöglicht durchgehende Prozesse innerhalb kürzester Zeit zu realisieren. Die Sprints basieren auf einer Abfolge von Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung. Dementsprechend konnten die Standard-Prozesse aus dem Basismandant in den jeweiligen Sprints um die zusätzlichen Anforderungen von Eulachtal erweitert werden und die Mitarbeiter hatten früh die Möglichkeit sich mit Abacus auseinanderzusetzen und ihre Prozesse zu optimieren.
Das Ergebnis: Die gemeinnützige Stiftung Eulachtal konnte durch die Einführung diverse manuelle Prozesse abschaffen und die Durchgängigkeit innerhalb eines Systems sicherstellen, die Transparenz wurde erhöht. Dementsprechend haben sich Bearbeitungszeiten reduziert und die wichtigen Daten sind in einem System abrufbar.
Mit der erfolgreichen Einführung der Abacus-Software hat die Gemeinnützige Stiftung Eulachtal einen grossen Schritt in die Digitalisierung gemacht. Auf der Basis der Projekteinführung können nun weitere Bedürfnisse aufbauen und das ERP kann erweitert werden, um die Prozesse laufend zu optimieren.
Vielen Dank an Stift Höfli, die Gemeinnützige Stiftung Eulachtal und die Gemeinnützige Gesellschaft Zug für die vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit bei diesen drei Projekten – wir freuen uns auf den weiteren gemeinsamen Weg.
Möchten Sie noch mehr über unsere Abacus Branchenlösung AXcare für soziale Institutionen sowie Alters- und Pflegeheime wissen? Auf unserer Webseite AXcare finden Sie viele spannende Inhalte. Für eine individuelle Beratung stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
