Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, in dem Geschäftsreisen zum Alltag gehören. Obwohl diese Reisen notwendig sind, kann die Abrechnung der Spesen oft eine zeitraubende und lästige Aufgabe sein. Glücklicherweise bieten die neuesten Versionen von AbaClik 3 und MyAbacus effektive Lösungen, um diesen Prozess erheblich zu vereinfachen.
Spesenmanagement
Spesen via E-Mail einreichen
Paul, ein Vertriebsmitarbeiter, ist häufig auf Reisen. Früher bedeutete die Einreichung eines SBB-Tickets für ihn, jedes Mal ein PDF oder einen Screenshot zu erstellen und diese manuell in MyAbacus hochzuladen.
Jetzt kann Paul seine Spesen einfach per E-Mail an eine vordefinierte E-Mail-Adresse senden. Das System ordnet den Spesenbeleg automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zu indem es die hinterlegte E-Mail-Adresse des Mitarbeiters erkennt. Pauls SBB-Ticket? Einfach per E-Mail senden und es wird automatisch seinem Konto zugewiesen. Kein manuelles Hochladen mehr – MyAbacus hängt den E-Mail-Inhalt automatisch als Datei an.
Belege mit AbaClik 3 erfassen und in MyAbacus bearbeiten
Anna eine Projektmanagerin, nutzt AbaClik 3, um ihre Spesenbelege zu erfassen. Sie scannt die Belege einfach mit ihrem Smartphone und speichert sie in AbaClik 3. Später kann sie diese Belege in MyAbacus bearbeiten und zusätzliche Informationen wie Beschreibungen, Projektdetails oder andere relevante Daten hinzufügen.
Automatische Benachrichtigung bei Kreditkartenspesen
Michael, der oft mit der Firmenkreditkarte bezahlt, weiss wie wichtig es ist, die Belege rechtzeitig hochzuladen. MyAbacus bietet jetzt die Möglichkeit, automatische Benachrichtigungen zu erstellen. Michael kann festlegen, nach wie vielen Tagen er automatisch eine Erinnerung erhält, falls ein Beleg fehlt. Diese Funktion hilft ihm, keine Spesenabrechnung zu vergessen und alles rechtzeitig einzureichen.
Kreditkartenauszüge automatisch erkennen
Sophie, die in der Buchhaltung arbeitet, hat oft mit Kreditkartenauszügen zu tun. Früher war es eine Herausforderung, alle Transaktionen den richtigen Buchungen zuzuordnen. Dank einer neuen Funktion in E213 können Kreditkartenauszüge nun automatisch analysiert und die Transaktionen den entsprechenden Kreditkarten zugeordnet werden. Wenn bereits erfasste Spesenbuchungen vorhanden sind, werden diese bei der Analyse automatisch verknüpft. Das spart Sophie viel Zeit und reduziert Fehler.
Reisekosten in MyAbacus kontrollieren und freigeben
Tom der Teamleiter muss regelmässig die Reisekosten seiner Teammitglieder freigeben. Mit MyAbacus kann Tom alle Reisekosten nicht nur erfassen, sondern auch kontrollieren und freigeben. Dies erleichtert den Genehmigungsprozess und sorgt für eine transparente Abrechnung.
Mehrwertsteuersplit bei Reisekosten
Julia, die für die Abrechnung der internationalen Geschäftsreisen zuständig ist, schätzt besonders den Mehrwertsteuersplit bei Reisekosten. Dank MyAbacus besteht nun die Möglichkeit, einen Mehrwertsteuersplit bei Reisekosten vorzunehmen.
AbaCards
AbaCards: Einfach Kredit- und Debitkarten bestellen
Peter, der Finanzchef, hat die Aufgabe, neue Kredit- und Debitkarten für das Team zu bestellen. Früher musste er dazu verschiedene Banken kontaktieren und viele Formulare ausfüllen. Mit AbaCards kann Peter jetzt direkt aus dem AbaCard heraus die gewünschten Karten online bestellen. Er kann die Bank, die Kartenart, die Währung, das monatliche Limit und weitere Details definieren. Aktuell sind Banken wie Viseca und Yapeal verfügbar und viele weitere sollen folgen. Das spart Peter viel Zeit und macht den Bestellprozess effizienter.
Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.