Als das Cockpit der Lohnverarbeitung ist das Programm «L12 automatischer Abrechnungslauf» in der Abacus Welt bekannt. Denn das Programm fasst mehrere Prozessschritte aus verschiedenen Programmen automatisch zusammen und vereinfacht die Bedienbarkeit anhand der Abfolge von strukturierten Prozessschritten der Lohnverarbeitung zusammen. Der Benutzer steuert mit dem Cockpit aktuelle Abrechnungsperioden und kann jederzeit vergangene Perioden abrufen.
Automatisierte Abrechnung
Die automatische Abrechnung berechnet die Lohnabrechnungen aller aktiven Mitarbeitenden mittels der Stammdaten (Personalstamm, Lohndaten, Einstellungen) und der variabel vorerfassten Daten (Perioden ab- und unabhängig). Im Cockpit steht Ihnen jederzeit der Abrechnungsstatus, den Brutto- und Nettolohn aber auch der Prozessfortschritt der Periode zur Verfügung.
Auswahl der Mitarbeitenden
Bei der Auswahl von allen aktiven Mitarbeitern erhalten Sie automatische eine Übersicht der abzurechnenden Mitarbeitern nach Vertragsart und Lohntyp, bevor eine Abrechnung ausgelöst wird. Das Programm liefert Ihnen vor der Abrechnung die Möglichkeit die Mitarbeiter zu filtern und auch aus dem Abrechnungslauf inklusive Vorerfassung zu entfernen. Zudem ist es auch möglich, die Mitarbeiter gruppenweise, beispielsweise nach Vertragsart, Lohntyp oder Abteilung, zu löschen. Mittels visuellen Statussymbol ist auf einen Blick sichtbar in welchen aktuellen Zustand (abgerechnet, bezahlt, vorerfasst oder bearbeitet) der abzurechnende Mitarbeiter steht. Die Mitarbeiterabrechnungsnotizen, bekannt aus dem Programm 13 "Lohnabrechnungen bearbeiten", stehen zur Verfügung und werden in einer Spalte angezeigt.
Keine doppelte Abrechnung von Mitarbeitern
Bereits einmal in der gleichen Periode abgerechnete Mitarbeiter werden in der automatischen Verarbeitung übersprungen, unabhängig davon, ob diese Mitarbeiter das erste Mal via das Programm «automatische Lohnverarbeitung» oder via das Programm «manuelle Abrechnung» abgerechnet worden sind.
Vereint in einem Programm
Während Sie das Cockpit Programm «automatischer Abrechnungslauf» bedienen, werden die Prozess-Programm wie Abrechnungslauf, Zahlungslauf inkl. Zustellung an E-Banking, die Erstellung der Buchung, die Definitive Verarbeitung, vereint.
Überblick automatischer Abrechnungslauf:
- Automatische Abrechnung aus verschiedenen Stammdaten
- Zentrales Programm
- Beliebig viele Abrechnungsläufe
- Variable Periodenunabhängige Daten eingeschlossen
- Vereinfachung mittels Abfolge von strukturierten Prozessschritten
- Rückrechnung
- Automatische Ausschliessung von bereits abgerechneten Mitarbeiter
- Mehrsprachigkeit
- Hinweis von erfassten Valutadaten ausserhalb von Werktagen
- Vergleich der Anzahl erfassten Mitarbeitern zur vorherigen Periode
Abbildung 1: Programmansicht L12 «automatischer Rechnungslauf»
2. Mitarbeiterportal MyAbacus für Lohnausweise und Lohnabrechnung
Beim zweiten Highlight setzen wir direkt bei der Lohnabrechnung an und gehen weiter in Richtung Automatisierung der elektronischen Ablage von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen in das Personaldossier. In diesem Highlight sehen wir die Stossrichtung zur Digitalisierung und Vereinfachung von Prozessschritten in der Lohnbuchhaltung und möchten Ihnen deshalb die Möglichkeit genauer erläutern.
Die Abrechnungen werden nach Fertigstellung anstatt physisch auf Papier automatisch in das jeweilige elektronische Personaldossier abgelegt. Die freigegebenen Mitarbeiterdossier werden in Echtzeit in das Mitarbeiterportal MyAbacus gespiegelt. Dadurch kann der Prozess der Lohnabrechnung verkürzt werden, da die Mitarbeiter an Autonomie gewinnen und die Lohnabrechnungen jederzeit selber abrufen können. Beispielsweise wenn ein Mitarbeiter die privaten Steuern erstellt, muss er seine Unterlagen nicht mehr durchsuchen sondern kann direkt den Lohnausweis herunterladen. Damit erspart sich die HR Abteilung zusätzlich eine Anhäufung der Anfragen während dem ersten Quartal des Jahres und den Druck und Verteilungsaufwand von der Übermittlung der Abrechnungen an die Mitarbeitenden.
Abbildung 2: MyAbacus Ansicht Dossier
Was ist MyAbacus?
Das Mitarbeiterportal MyAbacus ist ein Employee-Self-Service-Portal (ESS), dass den Mitarbeitenden ortsunabhängigen Zugriff in Echtzeit auf die persönlichen Daten und vielem mehr ermöglicht. Der Loginprozess dazu passiert über einen Webbrowser und benötigt keine App.
Überblick Abrechnungen über MyAbacus:
- Jederzeit Zugriff auf abgerechnete Lohnabrechnungen
- Lohnausweis für Steuern jederzeit abrufbar
- Homeoffice kompatibel aufgrund elektronischer Ablage
- Aufwand von Druck der Lohnabrechnungen und Übermittlung entfällt
- Mitarbeitende gewinnen an Autonomie
- Sichtbarkeit und Zugriff der Dossiers regelbar
3. Einreichung der gesetzlichen Abrechnungen via ELM
Zuletzt möchten wir Ihnen die Vorteile des elektronischen Lohnmeldeverfahrens mittels ELM als Highlight der Lohnbuchhaltung vorstellen. Die Abacus Lohnsoftware ist ein zertifizierten ERP-Hersteller der die Schnittstelle zur zertifizierten Software ʺEinheitliches Lohnmeldeverfahrenʺ (ELM) der swissdec herstellt. Die Software ELM regelt und organisiert die Übermittlung von gesetzlichen Abrechnungen zu den Sozialversicherungen und Behörden mit nur wenigen Klicks.
Abbildung 3: Funktionsweise von ELM mit swissdec
Gesetzliche Abrechnungen
Jedes Jahr müssen gesetzlich vorgeschriebene Abrechnungen erstellt werden: Die AHV/ALV-, die SUVA/UVG-Abrechnung, Auswertungen für die Pensionskassen oder das Bundesamt für Statistik. Auch bei monatlichen Abrechnungen der Quellensteuer und der Familienausgleichskassen, welche bei den 26 Kantonen unterschiedlich sein können, hilft die Abacus Lohnsoftware. Gesetzliche Auswertungen mit allen Spezialfällen können per Knopfdruck ausgegeben werden. Die Einreichung ist sowohl in Papierform wie auch elektronisch via ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) möglich.
Reduzierung von manuellem Ausfüllen von Formularen
Mittels Abacus Lohnsoftware reduziert sich der Aufwand vom manuellen Ausfüllen von Formularen, da Abacus automatisch alle relevanten Daten zusammenstellt und mit wenigen Schritten die Daten an AHV, Versicherungen, Suva, Bundesamt für Statistik und Steuerämter übermittelt. Die Sicherheit und der Datenschutz wird dabei jederzeit, aufgrund der aktuellsten Sicherheitsstandards mit signierter und verschlüsselter Datenübertragung, gewährleistet.
Überblick Lohnmeldeverfahren ELM mit Abacus:
- Zertifiziert von swissdec Lohnstandard-CH (ELM) 5.0
- Einfach gestaltbare Auswertungen
- Sämtliche Sozialversicherungen
- Quellensteuerabrechnung
- Lohnausweis CH/FL
- ELM 5.0 Lohnmeldungen
- Diverse Statistiken wie Lohnstrukturerhebung
Im folgenden Demovideo sehen Sie die erwähnten Highlights gleich noch im System:
Sollten Sie noch mehr zu den Themen erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen einen Blick in auf unsere Webinarbibliothek zu werfen, sich über unsere AXdigital HR Seite weiter zu informieren oder am besten vereinbaren Sie gleich einen individuellen Beratungs- oder Demotermin mit unseren Experten.
Das Factsheet zur Übersicht der Abacus Lohnbuchhaltung finden Sie im Downloadbereich.
Bei Fragen zur Einführung der Abacus Lohnbuchhaltung stehen Ihnen unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Möchten Sie Ihre Lohnbuchhaltung mit weiteren Highlights ausbauen, wenden Sie sich bitte jederzeit an Ihren Betreuer oder Betreuerin.
