Philipp Merkofer, was war die letzte Aufgabe, die Sie mit Abacus erledigt haben?
Philipp Merkofer: Ich habe gestern Arbeitszeiten in AbaPlan angepasst und eine Rechnung visiert.
Welche Vorteile bringt die Abacus Business Software für Ihre tägliche Arbeit?
PM: AbaCare, insbesondere die Fakturierung, erleichtert mir den Alltag massiv! Auch der Kreditorenworkflow bietet einen echten Mehrwert – damit brauche ich fast keinen Briefkasten mehr. Alle Rechnungen sind bereits kontiert und ich muss nur noch kontrollieren und freigeben. Unsere neueste Entdeckung ist das Servicemanagement. Wir setzen es vor allem im Werkbetrieb und im Unterhalt ein.
Wie genau setzen Sie das Abacus Servicemanagement ein?
PM: Wir nutzen das Servicemanagement für interne Handwerksarbeiten, Reparaturaufträge und Bestellungen. Die internen Betriebe erteilen uns im Servicemanagement Reparaturaufträge. Über das Tool rapportieren wir unsere Tätigkeiten und fakturieren auf dieser Basis. Die Software erleichtert uns diese internen Verrechnungen enorm.
Wie wurden interne Reparaturaufträge vor Abacus abgewickelt?
PM: Vor der Einführung arbeiteten wir in einer «Zettelwirtschaft»: Unsere Handwerkerinnen und Handwerker erhielten Aufträge über Handnotizen, per E-Mail oder SMS. Zu dieser Arbeitsweise wollen wir auf keinen Fall zurück.
Wie ist das Feedback der Mitarbeitenden? Arbeiten Sie gerne mit Abacus?
PM: Ich erhalte überwiegend positive Rückmeldungen. Insbesondere das MyAbacus wird sehr geschätzt. Alle rund 200 Mitarbeitenden haben einen Zugang und beziehen darüber die monatlichen Lohnabrechnungen, den jährlichen Lohnausweis sowie Informationen zu Ein- und Austritten und mehr.
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«Die Digitalisierung schafft uns Ressourcen für den persönlichen Kontakt, der für uns enorm wichtig ist.» |
Welche Projekte stehen aktuell an?
PM: Derzeit läuft ein wichtiges Projekt mit unserem Vertriebspartner Axept. Wir wollen das Servicemanagement für eine präventive Unterhaltsplanung nutzen. Die Haustechnik, Fahrzeuge und andere Hardware werden inklusive Wartungszyklen in der Software erfasst und daraus automatisch Serviceaufträge generiert.
Mit welchen drei Begriffen würden Sie die Abacus Business Software beschreiben?
PM: Swissness, Agilität und Kundenorientierung
Die Digitalisierung steht bei der Stiftung Kartause Ittingen quer durch das Unternehmen auf der permanenten Agenda. Philipp Merkofer gibt uns einen Einblick.
Welchen Stellenwert hat die Digitalisierung in Ihrem Arbeitsalltag?
PM: Aufgrund meiner beruflichen Erfahrungen in der IT-Branche hat die Digitalisierung einen hohen Stellenwert. Für mich ist die Digitalisierung nicht nur ein technischer, sondern auch ein kultureller Wandel.
Mit Blick auf den Fachkräftemangel ermöglicht sie unter anderem ressourcenschonende Prozesse. Digitalisierung ist für uns brandaktuell und sehr wichtig – Abacus ist dabei ein zentraler Partner.
Welche Chancen und Herausforderungen bietet die Digitalisierung für die Kartause Ittingen?
PM: Durch die Digitalisierung können Prozesse optimiert, beschleunigt und vereinfacht werden. Zudem gewinnen wir wichtige Daten für Auswertungen, Marketing und den Budgetierungsprozess. Die grösste Herausforderung ist der Faktor Mensch: Menschen gehen unterschiedlich mit den digitalen Entwicklungen um. Manche haben wenig IT-Affinität, andere bringen ein sehr hohes Flair mit. Es ist Teil der Führungsaufgabe, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen und zu befähigen, am Ball zu bleiben.
Welche Fähigkeiten werden durch die Digitalisierung in Zukunft besonders wichtig?
PM: An erster Stelle steht aus meiner Sicht immer noch die Kommunikation. Der zwischenmenschliche Austausch wird nebst den technischen Fähigkeiten wohl noch wichtiger werden. Zudem braucht es eine digitale Agilität, sich diese anzueignen.
Wo schafft die Digitalisierung Freiräume und Entlastung?
PM: MyAbacus zum Beispiel bietet mir durch die Ortsunabhängigkeit eine grosse Erleichterung. So kann ich von unterwegs die Kreditoren visieren oder E-Mails beantworten. Auch AbaCare hat vieles vereinfacht: Früher dauerte die Fakturierung am Monatsende rund einen Tag, heute brauche ich dafür nur noch rund 1,5 Stunden.
Wie nutzen Sie die neu gewonnene Zeit?
PM: Ich investiere sie in neue digitale Projekte oder in Führungsaufgaben. Zudem habe ich dank der Digitalisierung mehr Zeit für das, was man nicht digitalisieren kann: die Kontaktpflege
Bei Interesse oder Fragen steht Ihnen unsere Account Manager sehr gerne zur Verfügung. Für weitere Informationen zur Abacus Software für Soziale Dienstleister besuchen Sie unsere Lösungsseite AXcare.
