Arbeitszeugnisse mit Abacus erstellen - eine Übersicht

Das Arbeitszeugnis wird vom Arbeitgebenden an einen Arbeitnehmenden oder Auszubildenden ausgestellt. Es wird dann ausgestellt, wenn das Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis ausläuft. Jede und jeder Arbeitnehmende hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis bei Beendigung des Anstellungsverhältnis. Das Arbeitszeugnis wird in der Regel von der vorgesetzten Person ausgestellt. Der Aufbau und der Inhalt des Arbeitszeugnis folgt bestimmten gesetzlichen Vorschriften. Diese Vorschriften zum Arbeitszeugnis sind auf der Website des SECO und im Art. 330a OR beschrieben. Nebst dem Arbeitszeugnis gibt es auch das Zwischenzeugnis für Mitarbeitende, die im Unternehmen verbleiben. Anrecht auf ein Zwischenzeugnis besteht, wenn der Arbeitnehmende die Funktion wechselt oder einer neuen Person unterstellt wird (Abacus, 2022).

Generierung des Arbeitszeugnisses:

Die Kompetenzbewertung eines Mitarbeitenden, bildet die Grundlage zur Generierung eines individuellen Zeugnisses (Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis). Die HR-Abteilung hat die Möglichkeit ohne Involvierung von weiteren Personen, nachvollziehbare Zeugnisse innerhalb weniger Minuten und Klicks zu erstellen. Basierend auf den Stammdaten und der Kompetenzbewertung wird ein Arbeitszeugnis automatisch zusammengestellt. Das Modul Zeugnis ist vollständig in die Abacus HR-Software integriert und kann effizient und ohne grossen Aufwand verknüpft werden (Abacus, 2022).

Vorteile des Zeugnismodul:

• Standardisierter & userfreundlicher Workflow der in wenigen Minuten erledigt ist
• Durchgehend digital von der Bestellung im Mitarbeiterportal bis zur Ablage ins Personaldossier
• Rechts- und HR konforme Textbausteine in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch
• Textbausteine werden in Echtzeit zusammengesetzt & ermöglichen so die perfekte Kombination aller Beurteilungskriterien für das Zeugnis
• Textbausteine im Workflow individualisierbar
• Integration der Linienverantwortlichen möglich
• 4 Augenprinzip standardmässig integriert
• Aufgaben, Fachgebiete etc. durch den gesamtheitlichen Ansatz von Abacus mit 1 Klick im Zeugnis integriert

Wie ist der Prozess genau aufgebaut?

1. Zeugnis bestellen
   Das Zeugnis kann vom Mitarbeiter oder dem Vorgesetzten im Mitarbeiterportal (MyAbacus) bestellt werden. Optional kann auch das HR den Prozess initiieren. Die Folgeaufgaben werden automatisiert der zuständigen Person zugeteilt.
   
   
2. Zeugnisvorlage generieren
   Die zuständige Person (Vorgesetzter oder HR) generiert das Zeugnis durch Beurteilung der Beurteilungskriterien (bspw. Arbeitsweise, Loyalität usw.) in Echtzeit. So kann die verantwortliche Person den Zeugnistext auf der rechten Seite direkt einsehen und falls gewünscht nochmals anpassen. Nach diesem Schritt wird das Zeugnis ans HR zum 4 Augenprinzip zugestellt.
   
   
3. Zeugnis fertigstellen
   Das Zeugnis kann vom HR bei Bedarf editiert werden und zur Endabnahme an den Vorgesetzten zustellen.
   
   
4. Freigabe
   Der oder die Vorgesetzte/r kann das fertiggestellte Arbeitszeugnis im Portal einsehen und prüfen. Sämtliche Anpassungen, die durch die HR-Abteilung vorgenommen wurden, können angenommen oder abgelehnt werden. Ist der oder die Vorgesetzte/r zufrieden, gibt er das Arbeitszeugnis frei.
   
   
5. Versandt & Retournierung
   Ist das Zeugnis freigegeben, kann das HR das Zeugnis speichern, Drucken und direkt ins Mitarbeiterportal versenden.
   
   
6. Digitale Ablage im Personaldossier
   Sobald das Zeugnis versandt wurde, wird das Zeugnis im Personaldossier abgelegt und kann vom Mitarbeiter jederzeit eingesehen werden.

Häufig gestellte Fragen:

Kann das HR auch die Zeugnisse alleine anfertigen?
Ja, das HR kann auch die Zeugnisse ohne die Einbindung der Linie erstellen.

Sind die Standardtexte der Arbeitsbestätigung in beiden Zeitformen (Gegenwart und Vergangenheit) hinterlegt?
Ja, wenn eine Arbeitsbestätigung bestellt wird, kann gewählt werden, ob diese anstelle eines Zwischenzeugnisses (in der Gegenwart) oder anstelle eines Schlusszeugnisses (in der Vergangenheit) erstellt werden soll.

Kann die Zwischenzeugnisvorlage des Mitarbeiters verwendet werden, um ein Abschlusszeugnis mit der korrekten Zeitform (Vergangenheit) zu erstellen?
Wenn innerhalb einer bestimmten Zeit (innerhalb der letzten 180 Tage) ein Zwischenzeugnis erstellt wurde, kann dies für das Schlusszeugnis verwendet werden. In der Zeugniserfassung können Sie dann die Erstellungsoptionen wählen. Die Personalabteilung muss aber das Zeugnis noch in die Vergangenheitsform umformulieren.

Können Unterschriften als Bilddatei im Zeugnisprozess integriert werden, damit die physische Unterschrift entfällt?
Es wird empfohlen, das Arbeitszeugnis manuell zu unterschreiben, da die händische Unterschrift immer noch mehr Gewicht hat als die elektronische Unterschrift. Man hat jedoch die Möglichkeit, ein PDF ausserhalb vom Abacus System elektronisch qualifiziert zu unterzeichnen und dieses wieder zu importieren. Mögliche Anbieter um Dokumente qualifiziert elektronisch zu unterzeichnen sind Swisscom, QuoVadis, SwissSign etc.

Was sind die Voraussetzungen, damit ich die Option Zeugnis nutzen kann?
Um das Zeugnistool zu nützen, bedarf es einer Organisationsstruktur. Diese steuert die Zuständigkeiten im Hintergrund. Um die Organisationsstruktur aufzubauen wird die Option «Stellen» verwendet. Im selben Schritt wird das Mitarbeiterprotal (MyAbacus) integriert. Sobald die Organisationsstruktur und das Mitarbeiterprotal implementiert sind, kann die Option «Zeugnis» aufgeschaltet werden.

Können individuelle Textbausteine noch editiert werden?
Ja, ist technisch möglich. Wird aber nicht empfohlen, da man für jeden Textbaustein die Sie/Du Form, Vergangenheit, Gegenwart, Männlich, Weiblich und Genderneutral etc. erfassen müsste. Zudem müsste sichergestellt sein, dass der Textblock rechtlich wasserdicht wäre. Der Standard weisst bereits eine grosse Fülle an Textvorlagen aus.

Ich habe bereits das Mitarbeiterprotal und die Organisationsstruktur bei mir integriert. Ist die Einführung des Zeugnistools aufwändig?
Nein. Im Vergleich zu anderen Optionen ist das Zeugnistool ein sehr schlanker Prozess. Durch die hohe Standardisierung und der praxisnahen Ausgestaltung des Tools, sind in den meisten Fälle keine grösseren Anpassungen nötig.

Bei Fragen zur Einführung der Abacus Lohnbuchhaltung stehen Ihnen unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Möchten Sie Ihre Lohnbuchhaltung mit weiteren Highlights ausbauen, wenden Sie sich bitte jederzeit an Ihren Betreuer oder Betreuerin.

Auf unserem Youtube Kanal (https://www.youtube.com/user/axeptonline) finden Sie zudem Demovideos zum Abacus Arbeitszeugnis.