Digitale Rechnungsversendung per E-Mail
Der kostenlose Versand per E-Mail erfolgt über die Applikation E-Business des Abacus und den lokalen Mailserver des Abacus-Anwenders. Zur Rechnung im PDF-Format wird automatisch eine XML-Datei im Standard „ZUGFeRD“ generiert und mit der Rechnung versendet. Diese XML-Datei im internationalen Format enthält alle wichtigen Informationen zur Rechnung und kann von verschiedenen Programmen gelesen werden.
Für den Versand einer Rechnung per E-Mail müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Eröffnung Teilnehmer
Damit Rechnungen per E-Mail versendet werden können, muss im Programm J411 „Teilnehmer bearbeiten“ die entsprechende Teilnahme für die Adresse eingerichtet werden. Die Eröffnung eines Teilnehmers erfolgt in wenigen Schritten:
Rechnungsstellung
Der Rechnungslauf kann wie gewohnt erstellt und ausgeführt werden. Das System prüft nun, ob es im E-Business für diese Rechnungsadresse einen Teilnehmer gibt. Rechnungen, für die ein Teilnehmer vorhanden ist, werden nicht auf dem Druck ausgegeben.
Der Teilnehmer erhält nun eine E-Mail mit der Rechnung im PDF-Format.
Eventuelle Zusatzdokumente sind im PDF-Reader unter dem Symbol „Büroklammer“ sichtbar.
Neben der Standard-XML-Datei kann auch ein weiteres PDF-Dokument mit Detailinformationen bereitgestellt werden.
In unserem Beispiel wurde der Originalbeleg zur Zusatzleistung mitgeliefert.
Versendete Rechnungen anzeigen
Im E-Business-Programm J11 „Dokumente bearbeiten“ sind gesendete Rechnungen ersichtlich.
Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Berater gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.