Digitale Rechnungsversendung per E-Mail


In unserem neuesten Blogbeitrag erfahren Sie alles Relevante über den Versand von Rechnungen per E-Mail durch Abacus. Nutzen Sie die Möglichkeit, Rechnungen im PDF-Format und automatisch generierte XML-Dateien im internationalen "ZUGFeRD"-Standard direkt an Ihre Empfänger zu senden.

 

 

Lesezeit: 6min.

Markus Tobler Markus Tobler,

Digitale Rechnungsversendung per E-Mail

 

Der kostenlose Versand per E-Mail erfolgt über die Applikation E-Business des Abacus und den lokalen Mailserver des Abacus-Anwenders. Zur Rechnung im PDF-Format wird automatisch eine XML-Datei im Standard „ZUGFeRD“ generiert und mit der Rechnung versendet. Diese XML-Datei im internationalen Format enthält alle wichtigen Informationen zur Rechnung und kann von verschiedenen Programmen gelesen werden.

 

Für den Versand einer Rechnung per E-Mail müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • E-Business installiert und aktiviert
  • SMTP-Server für den Mailversand konfiguriert
  • Ablauf der Rechnungen für E-Business aktiviert

 

Eröffnung Teilnehmer

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Damit Rechnungen per E-Mail versendet werden können, muss im Programm J411 „Teilnehmer bearbeiten“ die entsprechende Teilnahme für die Adresse eingerichtet werden. Die Eröffnung eines Teilnehmers erfolgt in wenigen Schritten:

  1. Adresse auswählen
  2. Netzwerk 401 „EmailLocalMailServer“ auswählen
  3. E-Mail-Adresse unter „Empfänger-ID“ eingeben
  4. Gültig ab-Datum festlegen
  5. Unter „Ausgehende Dokumente“ die Dokumentenart „Rechnung“ hinterlegen

Rechnungsstellung

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Der Rechnungslauf kann wie gewohnt erstellt und ausgeführt werden. Das System prüft nun, ob es im E-Business für diese Rechnungsadresse einen Teilnehmer gibt. Rechnungen, für die ein Teilnehmer vorhanden ist, werden nicht auf dem Druck ausgegeben.

 

Der Teilnehmer erhält nun eine E-Mail mit der Rechnung im PDF-Format.

 

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Eventuelle Zusatzdokumente sind im PDF-Reader unter dem Symbol „Büroklammer“ sichtbar.

 

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Neben der Standard-XML-Datei kann auch ein weiteres PDF-Dokument mit Detailinformationen bereitgestellt werden.

 

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In unserem Beispiel wurde der Originalbeleg zur Zusatzleistung mitgeliefert.

 

Versendete Rechnungen anzeigen

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Im E-Business-Programm J11 „Dokumente bearbeiten“ sind gesendete Rechnungen ersichtlich.

 

Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Berater gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.