Ein Mandant für alle Projekte – klare Strukturen, konsistente Daten Ziel des ReDesigns war es, die zuvor verteilte Abacus-Landschaft zu konsolidieren und in eine durchgängige Architektur zu überführen. Sämtliche Bereiche wurden zusammengeführt, Prozesse harmonisiert und fachlich neu modelliert. Der modernisierte Mandant bildet heute eine zentrale Plattform, auf der alle Projekte einheitlich geführt werden. Neue Projektanlagen basieren auf klar definierten Standards, Informationen sind logisch strukturiert und jederzeit transparent nachvollziehbar. Kosten, Leistungen und Fortschritte stehen konsolidiert zur Verfügung – ein Setup, das die operative Steuerung spürbar beschleunigt. Weniger manuelle Arbeit, mehr Verlässlichkeit im Tagesgeschäft Die neue Struktur eliminiert redundante Abläufe, senkt Fehlerrisiken und verhindert doppelte Datenerfassung. Teams greifen auf konsistente, aktuelle Informationen zu – eine zwingende Voraussetzung für belastbare Entscheidungen und reibungslose Abläufe, sowohl auf der Baustelle als auch im Backoffice. Der Impact ist messbar: höhere Datenqualität, kürzere Durchlaufzeiten und ein System, das im Alltag stabil performt, ohne Workarounds oder Zusatzaufwand. Effizienz als Hebel für Skalierbarkeit Mit dem ReDesign modernisiert Heitkamp nicht nur ein System, sondern schafft die Grundlage für eine zukunftsfähige, skalierbare Organisationsarchitektur. Die konsolidierte Plattform ermöglicht weitere Automatisierung, fördert digitale Innovationen und bietet Raum für Themen wie smarte Ressourcenplanung oder erweitertes Reporting. Erfolgsfaktoren des Projekts Klare Architekturprinzipien: Reduktion von Komplexität, Standardisierung der Prozesse Durchgängige Datenhaltung: zentraler Mandant, einheitliche Strukturen, „Single Source of Truth“ Enge Abstimmung mit den Fachbereichen: iterative Umsetzung, realistische Meilensteine Alltagstauglichkeit im Fokus: robuste Prozesse, intuitive Bedienbarkeit, klare Verantwortlichkeiten Fazit: Ein modernes Fundament für die digitale Weiterentwicklung dank der Lösung AXbau Das Abacus ReDesign ist für Heitkamp ein wichtiger Schritt Richtung operativer Exzellenz. Die Organisation profitiert von höherer Transparenz, klaren Strukturen und einer Plattform, die künftige Anforderungen flexibel trägt. Eine Investition, die nicht nur Stabilität schafft, sondern echte Hebelwirkung für Effizienz und Wachstum generiert. Axept bedankt sich für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und freut sich darauf, Heitkamp auch weiterhin auf ihrem digitalen Transformationspfad zu begleiten. Bei Fragen steht Ihnen Ihr Abacus Betreuer-Team gerne zur Verfügung. Mehr Informationen zur Branchenlösung AXbau finden Sie hier. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Eintrittsdokumente direkt ins Klientendossier ablegen Stellen Sie sich vor: Ein neuer Klient – nennen wir ihn Hug Pascal – tritt in Ihre Institution ein. Sie füllen das Eintrittsformular wie gewohnt in Microsoft Word aus. Sie können das Dokument direkt aus Word heraus: dem richtigen Klienten-Dossier zuordnen die passende Applikation, Bereich, Klient und Ordner im Abacus ERP auswählen und schliesslich mit einem Klick im Dossier ablegen. Dank der bidirektionalen Synchronisation können Sie das Formular auch später wieder öffnen, aktualisieren und erneut im Dossier speichern – ohne Abacus zu öffnen. Schnell, sauber, nachvollziehbar. Verträge einfach und rechtssicher digital signieren Ein Vertrag liegt vor, der unterschrieben werden muss – sei es mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter. Statt auszudrucken, einzuscannen oder herumzuschicken, öffnen Sie das Dokument in Microsoft Word, starten den Signaturprozess mit dem DeepSign Add-In, wählen das gewünschte Sicherheitslevel (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert), signieren selbst oder laden externe Parteien zur Unterschrift ein und erhalten das signierte Dokument direkt zurück – ohne Word zu verlassen. Digitale Signaturen waren noch nie so einfach und sicher. Fazit: Weniger Klicks, mehr Wirkung Mit der Integration von Abacus Add-Ins und DeepSign in Microsoft Office gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse deutlich effizienter. Ob Dokumentenablage oder digitale Signatur – Sie profitieren von reibungslosen Abläufen, minimiertem Verwaltungsaufwand und einer modernen, sicheren Dokumentenführung. Detaillierte Einblicke in der Webinar-Aufzeichnung. Ab Minute 18:30 sehen Sie praxisnah, wie die Abacus Add-Ins und DeepSign direkt in Microsoft Word eingesetzt werden. Link zum Webinar Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Business Development Managerin Ramona Böck gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Ramona Böck Business Development Managerin ramona.boeck@axept.ch 058 871 95 43 Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Intelligente Assistenz im AbaMenu – sofort, überall, sprachgesteuert Ob per Text- oder Spracheingabe – der Abacus Intelligence Chat im AbaMenu reagiert schnell und präzise. Von Fragen zu Programmen über Dokumente bis hin zur Ausführung von HR-Prozessen: Die KI ist in allen Bereichen zur Stelle. Auf Wunsch kann der Chat auch in einem separaten Fenster geöffnet werden – inklusive Verlauf. Kontextbasierte Fokusse für präzise Antworten Im Chat stehen drei Fokusbereiche zur Auswahl: Programme und Fragen: Zugriff auf Handbücher, Neuerungsdokumente, Kursunterlagen und Programmbeschreibungen Aktionen und Prozesse: Automatisierte Aktionen auf Knopfdruck, zum Beispiel das Erstellen von Mitarbeiterlisten, das Erfassen neuer Adressen und vieles mehr Dokumente und Reglemente: Statt langem Suchen einfach fragen. Ob Personalreglement oder andere hinterlegte Dokumente: Abacus Intelligence findet relevante Passagen in Sekundenschnelle. Beispiel: «Welche Abwesenheiten sind bezahlt?» die KI durchsucht das Reglement gezielt und liefert sofort die Antwort. Effizienzgewinn in allen HR-Bereichen Abacus Intelligence unterstützt entlang des gesamten Employee Lifecycles mit Funktionen, die HR-Prozesse deutlich beschleunigen: Zeugnisse: Automatisch generierte Textvorschläge auf Basis vorhandener Aufgaben Bewerbermanagement: KI-generierte Stellenbeschreibungen und Firmenporträts Multilingualer Company Feed: Übersetzungen in verschiedene Sprachen mit einem Klick Textgenerierung: Aus Stichworten entstehen vollständige, professionell formulierte Texte, diese Funktion steht in allen Textfeldern zur Verfügung Dokumenten-KI: Antworten statt langes Suchen Mit den Dossier-Komponenten lassen sich umfangreiche Dokumente wie Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise oder Arbeitsverträge automatisch zusammenfassen oder im Chat direkt abfragen. Die KI extrahiert relevante Informationen und beantwortet gezielte Fragen, effizienter geht es nicht. AbaClik AI: Die App, die HR versteht Mit AbaClik AI wird die HR-Arbeit mobil und multilingual sprachgesteuert: Arbeitszeit erfassen: Einfach sagen „Ich fange an zu arbeiten“ und das System registriert den Arbeitsbeginn Lohnabrechnung per Sprache: Schnell verfügbar ohne Suchen DataAnalyzer Designer: Von der Frage zur Visualisierung Im Programm „Q968 DataAnalyzer Designer“ verwandelt der integrierte DataAnalyzer KI-Assistent eine einfache Frage automatisch in ein interaktives Widget – ideal für datenbasierte Entscheidungen ohne Analyseaufwand. Fazit: Abacus Intelligence ist mehr als ein Upgrade, es ist ein intelligenter Partner für Ihre HR-Prozesse. Weniger Routine, mehr Wirkung: So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: strategische HR-Arbeit, die Ihr Unternehmen voranbringt. Mehr zu Abacus Intelligence finden Sie in unserer Webinar Aufzeichnung: Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Berater gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. AXdigital HR

Eine faire, nachvollziehbare und strategisch gesteuerte Lohnentwicklung ist ein Schlüsselfaktor für die Mitarbeitendenbindung, insbesondere im heutigen, kompetitiven Arbeitsmarkt. Die Abacus Vergütungsrunde bietet HR-Verantwortlichen und Linienvorgesetzten ein integriertes Instrument zur gezielten Planung und Verteilung von Lohnerhöhungen und variablen Vergütungen. Der gesamte Prozess wird strukturiert, systemgestützt und effizient abgebildet: Über frei definierbare Kriterien lassen sich der relevante Personenkreis, verfügbare Budgets sowie individuelle Vergütungsvorschläge schnell und nachvollziehbar ermitteln. Faktoren wie bestehende Lohnstruktur, Leistungsbeurteilungen oder Funktionszugehörigkeit können dabei direkt in die Berechnungen einbezogen werden. Die Verteilung erfolgt zentral im MyAbacus Mitarbeitendenportal, mit klaren Rollen, definierten Berechtigungen und jederzeit gesichertem Datenzugang. Dank regelbasierter Kontrolle und individuell definierbarer Richtlinien ist die Einhaltung von Budgetvorgaben und Verteilgrundsätzen sichergestellt. Entsprechende Warnhinweise helfen dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Fehleingaben zu vermeiden. Nach Abschluss der Runde können alle Vergütungsdaten auf Knopfdruck kontrolliert und nahtlos in die Abacus Lohnbuchhaltung übernommen werden, ganz ohne Medienbruch und vollständig innerhalb der Gesamtlösung. Ihr Nutzen und Vorteil • Gezielte Steuerung der Gehaltsstruktur • Deutliche Reduktion von Administrations- und Koordinationsaufwand • Automatisierte Aufbereitung der Vergütungsrunde • Transparente Einsicht für alle Beteiligten im Mitarbeitendenportal • Hohe Datensicherheit dank differenzierten Zugriffsrechten • Verlässliche Einhaltung von Budget- und Verteilvorgaben • Nahtlose Integration in die Abacus Gesamtlösung Schauen Sie sich gerne unsere Webinar-Aufzeichnung an, in welcher wir die Abacus Vergütungsrunde live im System zeigen: Bei Interesse für eine individuelle Demo oder bei Fragen steht Ihnen unser Abacus Beraterteam oder Account Manager gerne zur Verfügung. Mehr Informationen zu den verschiedenen Abacus HR-Tools finden Sie unter AXdigital HR.

So einfach funktioniert’s: Die Erstellung eines Downloadlinks geschieht über das Kontextmenü auf dem entsprechenden Dokument / Dossier / Ordner über die Auswahlmöglichkeit „Teilen“. Danach haben Sie die Möglichkeit, den Namen festzulegen, eine Beschreibung hinzuzufügen und die Gültigkeit des Links zu definieren (z. B. 7 Tage). Nach Ablauf wird der Link automatisch gelöscht und ist nicht mehr nutzbar. Der Link kann sofort kopiert und per E-Mail versendet werden. Der Empfänger lädt die Datei bequem über den Link herunter – ganz ohne Login. Alle aktiven Links verwalten Sie zentral und übersichtlich im Programm Q943 DeepBox Transfer. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über geteilte Inhalte. Voraussetzungen für die Nutzung: Damit die Download-Link-Funktion genutzt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Eine angeschlossene Advanced DeepBox Eine gültige Archivierungslizenz Der Mandant muss im Programm 926 «Mandant Freigaben» für die Archivierung freigegeben sein Einfach. Sicher. Digital. Mit dieser Funktion sparen Sie Zeit, reduzieren administrativen Aufwand und verbessern die Zusammenarbeit mit externen Stellen. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) gerne zur Verfügung. Ramona Böck Business Development Managerin ramona.boeck@axept.ch 058 871 95 43 Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Pflegezentrum im Spitz: Effiziente Plattformintegration mit AXcare Beitrag von Fabio Raštegorac Das Pflegezentrum im Spitz hat mit der Einführung von AXcare einen wichtigen Meilenstein erreicht. Ziel war es, heterogene Prozesse zu konsolidieren und bestehende Systemgrenzen zu überwinden. Besonders im Fokus: die vollständige Integration der Bewohnerverwaltung in das bestehende Abacus-Ökosystem. Bereits vor Projektbeginn arbeitete das Pflegezentrum mit einzelnen Modulen von Abacus, insbesondere im Finanzbereich. Durch die sukzessive Implementierung von AXcare wurden nun auch Kernbereiche wie Fakturierung, Leistungserfassung und die Anbindung an Umsysteme auf eine durchgängige Plattform gebracht. Die Umsetzung erfolgte iterativ, mit agilen Methoden, in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen und einer klar strukturierten Datenmigration. Die Migration war nicht ohne Herausforderungen: Ein vor Jahren gescheiterter Versuch machte deutlich, wie wichtig ein robustes Konzept und realistische Meilensteine sind. Dank vorausschauender Planung, intensiven Testphasen und einem engagierten Projektteam konnte der Go-Live im Januar 2025 erfolgreich abgeschlossen werden. Heute steht dem Pflegezentrum eine leistungsfähige Lösung zur Verfügung, die nicht nur aktuelle Anforderungen abdeckt, sondern auch künftige Entwicklungen flexibel unterstützt. Ein echter Schritt in Richtung digitaler Reife. Werkheim Uster: Digitale Transformation mit AXcare Beitrag von Felix Baltensberger Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts «Werkheim goes digital» hat das Werkheim Uster seine zentralen Geschäftsprozesse auf ein neues Fundament gestellt. Von der Finanzbuchhaltung über die Klientenverwaltung bis hin zur Produktion wurden sämtliche Abläufe auf AXcare migriert – ein umfassender Systemwechsel, der mit Anfang 2025 produktiv ging. Das Projekt zeichnete sich durch eine klare Zielsetzung und eine konsequente Umsetzung aus. Bestehende IT-Strukturen wurden etappenweise abgelöst, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten. Besonderes Augenmerk lag auf der Optimierung der Klientenprozesse: Leistungserfassung, Spitex-Verrechnung und Wohngruppenkassen wurden vollständig digitalisiert und integriert. Auch in anderen Bereichen wurde massiv an der Effizienzschraube gedreht. Manuelle Schritte gehören der Vergangenheit an, die Datenqualität wurde spürbar gesteigert und die Transparenz der Abläufe deutlich verbessert. Mitarbeitende profitieren von zentralisierten Informationen und einer intuitiven Systemlandschaft. Mit AXcare hat das Werkheim Uster nicht nur seine Prozesse neu aufgestellt, es hat die Basis geschaffen für eine vernetzte, skalierbare und zukunftssichere Organisation. Die Weichen für den nächsten Entwicklungsschritt sind gestellt. Kernziel Agile Sprints vs. klassische Phasen Migrations- Herausforderungen Ergebnis Plattformstandardisierung Beide Projekte arbeiteten agil mit kontinuierlichem Feedback Historische Datenmigration, separate Altsysteme Einheitliche Plattform mit zentralisierten Prozessen Mitarbeitereinbindung Regelmässige Workshops, frühe Einbindung Datenqualität, Schnittstellen-Komplexität Verbesserte Nutzerakzeptanz, digital gestärkte Libre Workflow Zukunftsfähigkeit Skalierbares Setup, moderne ERP-Basis Legacy Systeme vor Integration Grundlage für künftige Innovationsschritte Takeaways für den Weg nach vorne Klares Zielbild + strukturierte Fortführung: Eine transparente Roadmap mit Meilensteinen schafft Vertrauen auf allen Ebenen. Proaktives Change‑Management: Mitarbeitende früh einbinden, Prozesse standardisieren, Schulungsprozesse etablieren. Verlässliche Migrationskonzepte: Minimierung von Datenrisiken durch sorgfältige Planung, Testprozesse und Abstimmung mit Stakeholdern. Digitaler Mindset-Shift: Weg von Insellösungen hin zu holistischer Plattform mit hohem Automatisierungsgrad und Reporting-Kapazität. Fazit: AXcare bringt Bewegung in den Alltag – und Struktur in die Systeme Ob Pflegezentrum oder soziale Institution – die Erfahrungen aus beiden Projekten zeigen: Eine gezielte ERP-Einführung mit AXcare bringt nicht nur technologische Vorteile, sondern vor allem strukturelle Klarheit, effiziente Abläufe und mehr Zeit fürs Wesentliche. Entscheidend ist dabei nicht nur die Lösung selbst, sondern die partnerschaftliche Umsetzung, die beide Organisationen gemeinsam mit Axept realisieren konnten. Ein herzliches Dankeschön an das Pflegezentrum im Spitz und das Werkheim Uster für die konstruktive Zusammenarbeit, das entgegengebrachte Vertrauen und das gemeinsame Vorantreiben der digitalen Transformation. Wir schätzen die partnerschaftliche Umsetzung sehr und freuen uns auf die nächsten Etappen dieser erfolgreichen Reise. Sie möchten tiefer in die Möglichkeiten von AXcare eintauchen? Auf unserer Website finden Sie umfassende Informationen zur Abacus Branchenlösung für soziale Institutionen sowie Alters- und Pflegeeinrichtungen. Für individuelle Fragen oder eine persönliche Beratung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Im Gespräch mit unserem Partner und Softwarehersteller Abacus sagt Marc Kamberger, Leiter Administration und Kalkulation im technischen Büro bei WALO: Die Digitalisierung ist längst fester Bestandteil des Baualltags. Warum WALO auf Abacus und "AXbau" setzt WALO arbeitet bereits seit vielen Jahren erfolgreich mit der Abacus Software in den Bereichen Administration, Finanzbuchhaltung und HR. Mit dem durchgeführten Redesing auf Basis unseres Branchenstandards AXbau konnte das Unternehmen seine Prozesse auf eine neue Ebene heben: Kalkulation, Projektsteuerung und Administration greifen heute in einer durchgängigen Gesamtlösung ineinander. "Besonders die durchgängige Integration des ERP-Systems ist für uns ein entscheidender Erfolgsfaktor.“ – Marc Kamberger Mehr Effizienz durch LV-Scanning Mit dem LV-Scanning lassen sich Leistungsverzeichnisse aus einem PDF nahezu automatisiert generieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Besonders wertvoll ist das Tool bei Ausschreibungen ohne NPK-Struktur – etwa im Bereich Bodenbeläge oder Strassenbau. Hier schafft das LV-Scanning enorme Erleichterung und bietet echten Mehrwert. Change Management als Erfolgsfaktor Die Einführung einer durchgängigen ERP-Lösung ist immer auch ein Change-Prozess. WALO setzte dabei auf transparente Kommunikation, zielgruppengerechte Schulungen in drei Landessprachen sowie begleitende Formate wie Newsletters, Themenblätter, Klickstrecken oder freiwillige Online-Trainings. So konnten die Mitarbeitenden Schritt für Schritt von den Vorteilen überzeugt werden – allen voran dem Wegfall doppelter Erfassungen. Blick in die Zukunft WALO sieht weitere Potenziale, unter anderem beim digitalen Ausmessen von Plänen oder in der Nutzung von BIM. Mit Abacus und AXbau hat das Unternehmen aber bereits heute einen grossen Schritt Richtung Digitalisierung vollzogen. Fazit Als Integrator von AXbau freuen wir uns, WALO bei diesem wichtigen Prozess zu begleiten. Der Case zeigt eindrücklich: Digitale Werkzeuge wie das LV-Scanning bieten gerade im Bauwesen echten Mehrwert – insbesondere dann, wenn sie nahtlos in eine durchgängige ERP-Landschaft eingebettet sind. Das vollständige Interview können Sie hier lesen: «Das LV-Scanning ist gerade bei Ausschreibungen ohne NPK-Struktur sehr wertvoll für uns.» | Abacus Research AG

Highlight 1 – Umwandeln von Absenz Tagen – Mehr als nur ein Tausch Schnell, einfach, effektiv: Ein krankgemeldeter Mitarbeiter? Kein Grund zur Sorge! Finden Sie schnell einen Ersatz und halten Sie Ihren Betrieb am Laufen. Integrierte Ersatzsuche: AbaPlan unterstützt Sie bei der Suche nach dem perfekten Ersatz. Reduzieren Sie Ausfallzeiten und halten Sie Ihre Mitarbeiter zufrieden. Transparenz für alle: Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte bleiben auf dem Laufenden, dank nahtloser Integration in Ihren bestehenden Prozess. Highlight 2 - Bedarfsplanung – Planen Sie mit Weitsicht Planen Sie Ihren Bedarf im Voraus: Definieren Sie Ihren Personalbedarf im Voraus und lassen Sie AbaPlan eine optimale Planung erstellen. Ob Saisonspitzen oder regelmässige Schichtarbeit, bleiben Sie einen Schritt voraus. Fähigkeiten im Fokus: Berücksichtigen Sie spezifische Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, um die beste Besetzung für jeden Dienst zu gewährleisten. So maximieren Sie die Effizienz und Zufriedenheit. Flexibilität garantiert: Anpassungen sind leicht gemacht. Reagieren Sie schnell auf Veränderungen und halten Sie Ihre Planung stets aktuell. Highlight 3 – Springer – Die Lösung für flexible Zeiten Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen hinweg einsetzen: Mit der Springerfunktion können Sie Mitarbeiter für befristete Zeiträume anderen Abteilungen zuweisen. Ideal für Projekte, die besondere Expertise erfordern. Einfache Planung, maximale Flexibilität: Integriert in AbaPlan, ermöglicht die Springer-Funktion eine nahtlose Einbindung in Ihre bestehende Planung. Ohne zusätzlichen Aufwand, mit maximalem Nutzen. Transparenz und Kontrolle: Verfolgen Sie alle Zuweisungen und Dienste Ihrer Springer Mitarbeiter an einem Ort. So bleiben Sie immer informiert. Die neuesten Neuerungen in AbaPlan sind mehr als nur Funktionen, Sie sind der Schlüssel zu einer effizienteren, flexibleren und zufriedeneren Arbeitsumgebung. Erleben Sie selbst, wie "Umwandeln von Absenz-Tagen", "Bedarfsplanung" und "Springer" Ihren Arbeitsalltag positiv verändern können. Mehr Informationen zu AbaPlan finden Sie zudem in unserem Webinar: Mehr erfahren Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Originalbelege von Auslagen mit der Rechnungen elektronisch mitsenden Der Rechnungsversand bei Institutionen erfolgt meist nicht elektronisch, da der Rechnung in der Regel Kopien der Originalbelege von Auslagen beigelegt werden. Ab der Abacus Version 2025 besteht die Möglichkeit, das Belege welche im Dossier der Buchung hinterlegt sind, direkt bei der entsprechenden Position auf der Rechnung zu integrieren. Beleg Beispiel 1 Bewohner /Klient bezieht eine Coiffeur-Leistung welche manuell in Bewohner-/Klienten Verwaltung erfasst wurde. Im Dossier wird der entsprechende Beleg dazu hinterlegt. Beleg Beispiel 2 Für den Bewohner/Klienten wird eine Lieferantenrechnung einer Apotheke zugestellt. Diese Rechnung wird in der Kreditorenverwaltung mit der Information des Bewohners/Klienten erfasst und der Originalbeleg wird ins entsprechende Dossier des Belegs gespeichert. Bei der Rechnungsstellung sind die Positionen gekennzeichnet, welche einen Beleg im Dossier hinterlegt haben. Egal, ob der Beleg in der Bewohner-/Klientenverwaltung, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung erfasst wurde. Mittels Doppelklick auf die «Stecknadel» wird der eingebettete Originalbeleg aus dem Dossier angezeigt. Diese Anzeige des Beleges ist in der Rechnungsvorschau möglich sowie in einem gespeicherten/gesendeten PDF. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Berater gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Informationen rund um AXcare finden Sie auf unserer Lösungsseite.

Warum strukturierte On- & Offboarding-Prozesse Gold wert sind Die ersten 45 Tage im neuen Job entscheiden oft über Bleiben oder Gehen. Genau hier trennt sich bei Unternehmen die Spreu vom Weizen: Wer neue Mitarbeitende professionell einführt, bindet sie langfristig. Gleichzeitig zeigt ein wertschätzender Offboarding-Prozess, dass Kultur bei Ihnen nicht mit dem Arbeitsvertrag endet. Ein klar strukturierter Ablauf reduziert Fluktuation, schafft Vertrauen und stärkt die Teamdynamik – und genau hier kommt Abacus On- & Offboarding ins Spiel. Mit der Softwarelösung gestalten Sie Ein- und Austritte nicht nur professionell, sondern auch zukunftsfähig. Ob über das MyAbacus Portal oder die innovative AbaClik AI App – der gesamte Prozess begleitet Mitarbeitende vom ersten „Herzlich willkommen“ bis zum letzten „Vielen Dank und alles Gute“. Wie Lara On- & Offboarding erlebt Damit Sie sich besser vorstellen können, wie unser On- & Offboarding-Modul im Alltag funktioniert, zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen anhand einer kleinen Geschichte. Lara startet bald in einem neuen Job und erlebt, wie reibungslos und durchdacht dieser Prozess heute sein kann. Laras Start im neuen Job Noch bevor Lara ihren ersten Arbeitstag hat, bekommt sie Zugang zum Onboarding-Portal ihres jeweiligen Standorts. Dort findet sie spannende News-Artikel über das Unternehmen, wichtige Dokumente und eine persönliche Vorstellung ihres neuen Teams. So fühlt sie sich von Anfang an gut abgeholt. In ihrem Portal sieht sie auch erste Aufgaben – z. B. ein Formular ausfüllen oder Infos zur IT-Ausstattung angeben. Alle Aufgaben sind klar dargestellt, mit Fristen und Erinnerungen. Lara weiss jederzeit, was noch offen ist – und auch ihre zukünftigen Kolleg:innen sehen, welche Aufgaben sie übernehmen müssen. Besonders praktisch: Viele Aufgaben werden automatisch ausgelöst, zum Beispiel das Mitarbeitergespräch planen oder das Dossier eröffnen. Nichts geht vergessen. Im Hintergrund: Alles individuell geplant Der gesamte Ablauf wird per Drag & Drop selbständig und flexibel an das jeweilige Stellenprofil angepasst. So passt der Prozess perfekt zu Laras Job. Einzelne Schritte können dabei zu einem festen Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) oder abhängig von vorherigen Prozessschritten automatisch ausgelöst werden. Dadurch läuft alles genau zum richtigen Zeitpunkt ab. Ein strukturierter Abschied Nach einiger Zeit entscheidet sich Lara für eine neue Herausforderung. Auch jetzt läuft alles rund: Sie erhält automatisch die nötigen Infos zum Austritt, das Zeugnis wird bestellt und Aufgaben wie Materialrückgabe oder Abschiedsgespräch werden sauber verteilt. Lara verlässt das Unternehmen mit einem guten Gefühl – und das Unternehmen behält einen professionellen Eindruck. Ihre Vorteile im Überblick Effiziente Prozesse Automatisierte Abläufe sparen Zeit und reduzieren manuelle Fehler – vom ersten Arbeitstag bis zum letzten. Starke Arbeitgebermarke Ein professioneller Einstieg und ein wertschätzender Abschied hinterlassen Eindruck – intern wie extern. Individuelle Anpassung On- & Offboarding-Prozesse lassen sich flexibel auf Rollen, Standorte und Unternehmensbereiche zuschneiden. Transparenz für alle Beteiligten Mitarbeitende, HR und Führungskräfte behalten jederzeit den Überblick über offene Aufgaben und Fristen. Nahtlose Integration Alles läuft zentral über das MyAbacus Portal oder die AbaClik AI App – intuitiv, mobil und sicher. Fazit: Der erste und letzte Eindruck zählen. Immer. Ein durchdachter On- & Offboarding-Prozess ist mehr als nur ein IT-Feature – es ist ein Statement. Für Effizienz, Wertschätzung und einen starken Auftritt als Arbeitgeber. Webinar ansehen: In unserer Webinar Aufzeichnung zeigen wir Ihnen das On- & Offboarding-Modul live in der Anwendung. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.