Die Abacus Software - das ERP System für Ihr KMU

Im Hauptbuch kann die Buchhaltung nach Obligationenrecht oder Swiss GAAP FER geführt werden. Parallel dazu lassen sich im Zusatzjournal die Bewertungsabweichungen für einen Steuerabschluss oder die internationale Rechnungslegung nach IFRS oder US GAAP erfassen.

Die Datenerfassung ist vollumfänglich tastaturunterstützt, das erlaubt eine schnelle und effiziente Arbeitsweise. Bei Bedarf sind auf den einzelnen Feldern Auswahllisten verfügbar. Die Maske lässt sich um freie Felder erweitern oder für unterschiedliche Anwendungen anpassen. 

Mehrere Standardauswertungen erlauben die notwendigen Informationen einfach und schnell darzustellen. Diese Standardreports bieten eine Reihe von Auswertungen, darunter Eröffnungsbilanzen, Fremdwährungsbilanzen, Budgetvergleiche sowie Bewegungsbilanzen. Zusätzlich ermöglichen sie das Erstellen einfacher Bilanzen und Erfolgsrechnungen.

Mit der Debitoren­buchhaltung von Abacus behält man jederzeit die Kontrolle über die offenen Posten. Die Kredit­würdigkeit eines Kunden und Auftraggebers kann bereits bei der Offerte oder Auftrags­erfassung über­prüft werden.

Die Belege können aus der Auftragsbearbeitung direkt in die Abacus Debitoren- und somit auch in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Zu allen Rechnungen können auch die entsprechenden Originaldokumente elektronisch gespeichert werden und in verschiedenen Auswertungen, zum Beispiel bei Mahnungen oder Kontoauszügen, wieder ausgegeben werden.

Das digitale und mehr­stufige Mahn­wesen ermöglicht eine schnelle und effiziente Abwicklung. Natürlich sind auch eine auto­matische Zahlungs­verarbeitung, Last­schriften, Zahlungs­vereinbarungen und Verzugs­zinsen in der modernen Lösung integriert.

Die effiziente Abacus-Kreditoren­buchhaltung vereinfacht Arbeits­prozesse dank der digitalen Ver­arbeitung der Kreditoren­belege. Auch integriert sind eine auto­matisierte Beleg­erfassung und Überweisungs­vorschläge. Mit nur wenigen Klicks – oder auch automatisiert – werden neu erkannte Lieferanten in den Kreditorenstamm gespeichert.

Mit der elektronischen Visumskontrolle wird der Prozess der Rechnungskontrolle und Visierung spürbar beschleunigt und vereinfacht. Im Visumsprozess kann jederzeit auf digitalisierte Originalbelege zugegriffen und somit im innerbetrieblichen Ablauf gänzlich auf Papier verzichtet werden. Aufgaben wie Belege visieren oder ablehnen, Bemerkungen erfassen und andere Personen
in den Ablauf integrieren, werden deutlich vereinfacht.  Der Freigabe­prozess kann auch im Portal oder per App ab­gewickelt werden und bietet so einen Kreditoren­workflow mit maximaler Flexibilität, Geschwindigkeit und Effizienz.

Der elektronische Zahlungsverkehr mit den Finanzinstituten erfolgt mit den neusten Technologien und Sicherheitslösungen. Die Integration in die Abacus-Applikationen Debitoren-, Kreditoren-, Lohn- und Finanzbuchhaltung optimiert Ver­ar­bei­tungs­pro­zes­se und spart Zeit und Geld. Das Abacus Electronic Banking ist ein multibankfähiges Programm, das mehrere Finanzinstitute mit unterschiedlichen Schnittstellen gleichzeitig mit Zahlungsaufträgen bedienen kann.

Durch die Verwendung gemeinsamer Stamm- und Bewegungsdaten im Electronic Banking Modul und den verschiedenen weiteren Abacus-Applikationen wird ein hoher Automatisierungsgrad erreicht. Die Transparenz der Zahlungen sowie die Weiterverarbeitung kann mit verschiedenen Auswertungen in den einzelnen Applikationen überwacht und überprüft werden.

In der Abacus-Anlagen­buchhaltung lassen sich die Veränderungen der Anlagen­werte von Finanz­anlagen, immateriellen Anlagen oder Sach­anlagen übersichtlich darstellen. Dabei können die Anlage­nwerte nach den Anforderungen der Finanz­buchhaltung, Kosten­rechnung oder Steuern geführt werden.

Zugänge können direkt in der Kreditoren­buchhaltung erfasst werden. Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen lassen sich direkt in die Finanz­buchhaltung und Kosten­rechnung buchen. Das sorgt dafür, dass die Daten in allen Bereichen jederzeit aktuell bleiben. Reportings wie ein Anlagen­spiegel, Inventur, History, budgetierte Abschreibungen oder stille Reserven sind im Standard dabei. Das Modul Anlagen­buchhaltung schafft somit Transparenz für das Unternehmen und die Revisions­stelle.

Die Abacus-Bilanzsteuerungs-Reports ermöglichen Unternehmen, Finanzdaten zu sammeln, zu organisieren und zu analysieren, um ihre finanzielle Leistungsfähigkeit zu überwachen und zu steuern. Mit dieser Funktion können Benutzer Bilanzen erstellen, die sowohl den aktuellen Finanzstatus als auch die Prognose der zukünftigen Finanzen des Un­ter­neh­mens anzeigen. Es bietet auch Funktionen wie die Erstellung von Finanzberichten, Budgetüberwachung und die Erstellung von Prognosen. Diese Reports können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Finanzprozesse zu optimieren und Entscheidungen zur Steuerung ihres Unternehmens zu treffen.

AbaReport / Abacus Data Analyzer
Mit dem Auswertungswerkzeug AbaReport können Sie beliebige Informationen aus der Datenbank abrufen und formatieren. Anschliessend können diese Daten mit dem Data Analyzer bearbeitet werden, um individuelle Dashboards zu erstellen. Für die visuelle Darstellung stehen verschiedene Widgets zur Verfügung. Sie können die Daten mit KPIs, Grafiken, Landkarten, Tabellen und weiteren Optionen optimal präsentieren und so entscheidungsrelevante Informationen hervorheben. Zusätzlich bietet DeepA mit dem Data Analyzer Orakel die Möglichkeit, durch einfaches Fragenstellen massgeschneiderte Widgets für eine visuelle Darstellung der Ergebnisse zu erzeugen. Dabei sind zahlreiche Vergleichsmöglichkeiten gegeben, wie zum Beispiel die Gegenüberstellung von Umsatz und geleisteten Stunden, Analysen zu Top-Kunden, Produkten, Maschinenauslastung, Entwicklungen in Lohn- und Personalbeständen sowie Übersichten über Ferienzeiten.

Die Abacus-Projektverwaltung ermöglicht eine gezielte, effiziente Wirtschaftlichkeitskontrolle für Projekte, Mitarbeitende und Maschinen. Planung, Erfassung, Berechnung sowie Auswertung und Fakturierung bilden die zentralen Prozessschritte der Abacus-Projektverwaltung.

Dank einer hohen Flexibilität bei den Projektartendefinitionen sowie den Leistungsarten und Abrechnungsvarianten finden sich für Unternehmen aller Betriebsgrössen und Branchen passende Lösungen für die Projektplanung. Zentrale Stammdaten wie Mitarbeitende, Adressen, Material und Anlagen werden gemeinsam gepflegt und genutzt. Offert- und Projektprozesse lassen sich optimieren, so dass Sie den administrativen Aufwand senken und dadurch die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens steigern können. Zusätzlich haben Sie jederzeit die Kontrolle über die Vor- und Nachkalkulation von Projekten.

Die Durchgängigkeit von der Auftragsabwicklung bis zur Finanzbuchhaltung unterstützt effiziente Arbeitsprozesse. Das Einkaufs- und Bestellwesen sowie die Lagerverwaltung runden den Leistungsumfang ab. Administrative Aufwände und somit auch die Kosten können Sie dadurch markant reduzieren.

Für den Handel sowohl im Internet als auch intern bietet sich die Integration eines Webshops oder einer POS-Kassenlösung an. Hier gibt es verschiedene Webshops, die nahtlos in die Abacus Business Software integriert werden können. 

In der Auftragsbearbeitung ist die Möglichkeit des elektronischen Datenaustauschs bereits eingebaut. Dadurch fällt die manuelle Erfassung von Aufträgen weg und der Austausch von Dokumenten erfolgt papierlos. Davon profitieren Abteilungen wie Einkauf und Verkauf, und dank dem elektronischen Versand und Empfang von Rechnungen auch die Buchhaltung.

Mit Hilfe der CRM-Software von Abacus sind alle relevanten Daten Ihrer Kundenbeziehungen an einem zentralen Ort  abrufbar. Mit der Integration ins ERP wird eine hohe Datenqualität sichergestellt. Alle Abteilungen oder Unternehmen nutzen die gleiche Adress-Datenbank, die mobile einsehbar ist. Dadurch können CRM-Prozesse strukturiert und einheitlich angewendet werden.  

Das Leadmanagement hilft bei der Verwaltung und Überwachung von potenziellen Kunden, indem es das Unternehmen bei der Identifizierung und Überwachung von Verkaufschancen und Vertriebsplanung unterstützt. 

Das Aktivitätenmanagement hilft bei der Überwachung und Verwaltung von offenen Angeboten und Aktivitäten, die im Rahmen des Verkaufsprozesses erforderlich sind. 

Das Lead- und Aktivitätenmanagement tragen zu einer besseren Organisation und Effizienz im Verkauf bei und unterstützen das Unternehmen dabei, die Verkaufsprozesse zu optimieren und die Kunden besser zu bedienen.

Ergänzend ermöglicht der CRM-Newsletter ein effektives E-Mail-Marketing, von der Abonnentengewinnung über Empfängerlistenverwaltung und individualisierbare Vorlagen bis zum Newsletter-Versand, alles zentral im Abacus CRM.

Die Abacus-Software ermöglicht die Aufbewahrung aller Geschäftsdokumente, wie Verträge und Zeichnungen, in digitalen Applikations-Dossiers und Archiven. Mit dem Abacus Office-Add-In besteht die Möglichkeit, sich direkt mit Microsoft Office-Produkten zu verbinden, um Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint oder Outlook im Abacus-Dossier abzulegen und zu synchronisieren.

Mit der Scanning-Lösung wird der Dokumententext automatisch indexiert. Dies ermöglicht eine schnelle Stichwortsuche. Mit der hilfreichen Drill-Down-Funktion in Auswertungen können Sie die Buchungen jederzeit bis zum Originalbeleg zurückverfolgen. Für den mehrstufigen Freigabeprozess stehen Ihnen stets die Originalbelege zur Verfügung.

Die Abacus-Archivierung entspricht den einschlägigen Bestimmungen im Steuerrecht (MWST) hinsichtlich Scanning und Archivierung sowie der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäfts­bücher (Geschäfts­bücher­verordnung, GeBüV). Diese Konformität wurde von einer namhaften Revisionsgesellschaft geprüft.

Mit dem Abacus E-Business wird ein medienbruchfreier und hochautomatisierter Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern gewährleistet. Dies ermöglicht den Versand und Empfang von elektronischen Dokumenten (EDI) inklusive E-Rechnungen oder eBill.

Kleine und mittlere Unternehmen stehen ständig vor der Herausforderung, flexibel zu sein. Denn die rasche Anpassung der Produktionsabläufe an sich verändernde Rahmenbedingungen ist oft der entscheidende Wettbewerbsvorteil.

So müssen Aufträge laufend an die veränderten Gegebenheiten angepasst werden, sei es durch zusätzliche Stücklistenpositionen oder Arbeitsgänge. Das Abacus PPS unterstützt Sie aktiv dabei, indem es Ihnen dafür geeignete 
Werkzeuge bereitstellt.

Das Servicegeschäft hat sich in vielen Unternehmen als eigenständiges Produkt etabliert. Angesichts immer kürzerer Lebenszyklen der Produkte und verschärfter Konkurrenzsituationen können die Kosten für Service und Unterhalt nicht mehr in die Produktionskosten einkalkuliert werden, sondern müssen als Produkt beworben und verkauft werden. Die Abacus-Software lässt sich dank ihrer Flexibilität in folgenden Bereichen einsetzen:

• Klassisches After-Sales-Geschäft
• Instandhaltung von Geräten und Maschinen
• Dienstleistungsaufträge
• Lizenzmanagement
• Ticketing für Support
• Serviceaufträge vor Ort bezahlen
  
  

Die Software für das Servicemanagement ist in die Auftragsbearbeitung, die Projektverwaltung, in das Produktionsplanung- und -steuerungsystem (PPS), in Lohn/HR sowie im CRM integriert. Mit der direkten Verbuchung der Geschäftsfälle in die Debitoren- und Finanzbuchhaltung, sowie in die Kostenrechnung, sind Ihre Daten stets aktuell und jederzeit abrufbar. Die Integration von SumUp im Abacus-Servicegeschäft ermöglicht die direkte Bezahlung vor Ort mittels EC- oder Kreditkarte.

Das Portal MyAbacus bietet im Mitarbeiterportal einen breiten Funktionsumfang an HR-Prozessen. Es werden laufend weitere Portallösungen, wie beispielsweise CRM, Auftragsbearbeitung, PPS oder Servicemanagement ausgebaut. Das alles stets unter Berücksichtigung individueller Zugriffsrechte, die übergeordnet definiert werden können.

Dank der ESS-Funktion (Employee Self-Service) greifen Mitarbeitende und Vorgesetzte ortsunabhängig auf ihre persönlichen Daten zu. Neben der Einsicht in ihre Stammdaten, Absenzen, Rapportierung oder Zeiterfassung können auch persönliche Dokumente wie die monatliche Lohnabrechnung abgerufen werden. Den Vorgesetzten bietet MyAbacus umfassende Auswertungsmöglichkeiten der Personaldaten ihrer unterstellten Mitarbeitenden. Personalverantwortliche werden über Mutationen und Anträge informiert und können diese bewilligen oder ablehnen.

AbaClik ist eine Smartphone-App, die das Erfassen, Ändern und Beantragen von Spesen, Arbeitszeiten und Absenzen ermöglicht. Sie dient auch zum Erfassen von Leistungen sowie zum Einsehen und Mutieren von Mitarbeiterdaten, Dienstplänen und Adressinformationen.  

Erfahren Sie mehr über die innovative Smartphone-Applikation AbaClik

Die AbaClock-Stempeluhr ist ein Instrument zur Arbeitszeiterfassung. Weitere Tools zur Zeiterfassung sind AbaClik, AbaClock, das MyAbacus-Mitarbeiterportal, AbaUnit, AbaPoint und die Abacus Business Software. Alle Er­fas­sungs­in­stru­men­te können in der Abacus-Zeiterfassung variabel kombiniert werden. Mit der Abacus-Zeiterfassung können Mitarbeitende jederzeit und überall ihre Arbeitszeiten erfassen, abrufen und einsehen. Die An- und Abmeldung ist mobil, stationär und am PC möglich. Gesetzliche Pausen lassen sich automatisch abziehen.

Lernen Sie mehr über:

• AbaClock
• AbaUnit
• AbaPoint

Teilen statt versenden

Sicheres und automatisches Teilen von Dokumenten mit erweiterten Funktionen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu DeepBox

Sichere, einfache und rechtskonforme elektronische Signaturen

Sichere, einfache und rechtskonforme Lösung zum Unterzeichnen und Speichern Ihrer Dokumente.

Lernen Sie mehr über DeepSign

• Dokumente zusammenfassen und Bilanzgewinne auslesen
• HR-Anfragen über einen Self-Service-Chat bearbeiten
• Systeme mittels Sprachsteuerung bedienen, unterstützt durch diverse Sprachmodelle
• Das "Data Analyzer Orakel" des Abacus Data Analyzers nutzen, um durch einfaches Fragenstellen sofort klare, visuelle Widgets als Antworten zu erhalten.

Elektronische Identifizierung leicht gemacht

Die elektronische Identifizierung ist sicher. Mit uns wird sie jetzt ausserdem zum Kinderspiel – so soll es sein.

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